Je digitaler, desto zufriedener: so kann HR ihr Image verbessern!

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HR befindet sich inmitten eines Wandlungsprozesses. Die fortschreitende Digitalisierung macht selbst denjenigen Personalabteilungen Druck, welche sich bislang noch hartnäckig gegen die Transformation wehren konnten. Denn je mehr diese fortschreitet, desto weniger kann auch HR sie ignorieren. Aufgrund der Übernahme administrativer Aufgaben durch Software Lösungen entstehen freie Kapazitäten. HR steht nun vor der Aufgabe, diese Kapazitäten zu nutzen und ihre Tätigkeitsbereiche zu erweitern. Der Fokus verschiebt sich von der prozessorientierten Administration, hin zu menschenzentrierten Services. Der Mitarbeitende rückt in den Mittelpunkt der Handlungen. Denn dessen Wohlbefinden und Zufriedenheit sind die entscheidenden Stellschrauben für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Aus der Studie „HR Service Experience 2021“ von Haufe geht jedoch hervor, dass die Zufriedenheit von Mitarbeitenden mit HR eher mäßig ausfällt. Was kann HR also tun, um ihr Image zu verbessern?

HR im Wandel. Wo stehen wir, wo wollen wir hin?

Personalakten führen, Arbeitszeiten verwalten, Urlaubsanträge bearbeiten und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen. Lange Zeit hat sich die Arbeit der Personalabteilungen auf diese Tätigkeiten beschränkt. Die Rolle von HR bestand darin, als ein Dienstleister für administrative Tätigkeiten zu agieren. In den letzten Jahren kamen neue Rollen im Recruiting, Talentmanagement oder auch Employer Branding dazu. Oftmals unterstützt durch digitale Lösungen. Auch wenn in der Praxis noch nicht alle digitalen Möglichkeiten ausgeschöpft werden, die theoretisch möglich wären, nutzen doch die meisten Personalabteilungen zumindest die Basics moderner Personalarbeit. Digitale Personalakten halten Einzug und auch Payroll und Zeitwirtschaft werden immer häufiger digitalisiert. Die Schaltung von Stellenausschreibungen erfolgt zumeist in Online-Jobportalen und Bewerbungs- und Einstellungsprozesse werden digital begleitet.

Das spart einfach Zeit, Mühe und letztendlich Geld. Kapazitäten, die vermehrt in transformationale Services investiert werden sollten, jedoch selten investiert werden. Transformationale Services sind die Aufgaben von HR, die über Administration hinaus gehen. Sie fördern die Entwicklung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und sorgen somit dafür, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und sich zukunftsfähig aufstellen. Talentmanagement, Kompetenzmanagement und Learning sollten nun in den Fokus der Personalabteilungen rücken. Diese humanzentrierten Services unterstützen und befähigen Mitarbeitende dazu, in einer immer komplexer werdenden und unsicheren Arbeitswelt zu agieren. Deren Zufriedenheit mit HR liegt allerdings eher im mittleren Bereich und ist somit noch deutlich ausbaufähig. Das liegt daran, dass die Ausführung administrativer Tätigkeiten, auf welchen bisweilen noch der Fokus liegt, nicht zu einem Plus an Zufriedenheit beitragen. Sie gelten als Standard. Als etwas, das funktionieren muss und von dem dies auch erwartet wird. Transformationale Leistungen haben hingegen einen emotionalen Charakter. Wird die Entwicklung und damit die Karriere von Mitarbeitenden aktiv gefördert, werden die Leistungen von HR positiver erlebt. Und das fördert letztendlich das Gesamtimage von HR.

Handlungsempfehlungen: Die 3 Faktoren der Imageverbesserung

Was kann HR nun unternehmen, um ihr Image zu verbessern? Die Studie „HR Service Experience 2021“ von Haufe hat drei Faktoren identifiziert, die maßgeblich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit HR beeinflussen.

#1 Digitalisierung weiter vorantreiben

Je digitaler HR Leistungen erbracht werden, desto zufriedener sind die Mitarbeitenden. Das geht aus der Studie deutlich hervor. Denn je digitaler Personalabteilungen arbeiten, desto schneller und effizienter sind sie und desto mehr Zeit haben sie für transformative Leistungen. Und diese erhöhen unmittelbar die Zufriedenheit von Mitarbeitenden. Aber es gilt auch: je digitaler, desto transparenter. Und je transparenter die Prozesse für die Mitarbeitenden sind, desto zufriedener sind diese. Ist meine digital eingereichte Krankmeldung eingegangen? Wurde mein digital beantragter Urlaub genehmigt? All dies ist mit einer entsprechenden Software Lösung nachvollziehbar und unmittelbar einsehbar. Die Prozesse werden somit transparent und die Zufriedenheit steigt. Den größten Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung haben eindeutig die transformationalen Leistungen. Aber auch viele administrative Tätigkeiten sind oft noch nicht digitalisiert worden. Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen, der Begleitung von Arbeitsvertragsprozessen und dem Onboarding ist noch am meisten Luft nach oben.

#2 Transformationale Leistungen ausbauen und die „menschliche Extrameile“ gehen

Bemüht sich HR engagiert um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, erhöht das unmittelbar deren Zufriedenheit und wirkt sich förderlich auf das Image aus. Besondere Beachtung sollte dabei der Etablierung und Digitalisierung von transformationalen HR Leistungen zukommen. Zu den wichtigsten Aufgaben gehört es daher, sowohl das Angebot, als auch die Qualität von Talentmanagement, Kompetenzmanagement und Learning zu steigern. Es gilt, die Anforderungen jeder Stelle gründlich mit den Fachbereichen abzuklären und festzuhalten. Als Unterstützung dienen hier Software Lösungen, in welche aus verschiedenen Kompetenz- und Skillprofilen gewählt werden kann und die zusätzlich die Anpassung dieser erlauben. Zusätzlich sollte die Zielvereinbarung weiter ausgebaut werden. Denn vereinbarte Ziele bilden letztendlich die Grundlage für das Anstoßen, Organisieren und Betreuen von Weiterbildungen. Auch hier kann eine entsprechende Software diese Aufgabe übernehmen und anhand der hinterlegten Kompetenzen und Ziele, individuell maßgeschneiderte Lerninhalte zur Verfügung stellen.

#3 Employee Experience priorisieren

Die Zufriedenheit von Führungskräften mit HR ist höher, als die von Mitarbeitenden ohne Führungsposition. Je höher in der Hierachieebene, desto zufriedener. Daher sollte HR verstärkt auf die Bedürfnisse der Mitarbeitender unterer Hierachieebenen achten. Was brauchen und wollen sie? Es geht darum die unterschiedlichen Befindlichkeiten in Erfahrung zu bringen und zu verstehen. Denn diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Konzeption und Durchführung von entsprechenden individuellen Maßnahmen. Menschen sind unterschiedlich und sie verändern sich. Die Aufgabe von HR besteht nicht nur darin, Administratives im Griff zu haben und wo es geht, zu digitalisieren. Ein wichtiger Teil von Personalarbeit ist es, agil auf die Anliegen und Bedürfnisse von Mitarbeitenden zu reagieren und dafür zu sorgen, dass deren Erleben des Unternehmens so positiv ist, wie möglich.

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