HCM4 Recruiting - Bewerbermanagement

Kandidaten sollten im Bewerbungsverfahren die Option haben, ihre Unterlagen mit persönlichen Daten sicher zu versenden. Andernfalls lässt sich nicht verhindern, dass Dritte möglicherweise Zugang zu diesen Bewerberinformationen erhalten.

Firmen sind verpflichtet, Bewerbende über die Art der Datensammlung aufzuklären – zum Beispiel anzugeben, zu welchem Zweck und für welche Dauer Bewerberdaten gespeichert werden. Es sollte auch kommuniziert werden, an wen die persönlichen Daten weitergeleitet und wer diese verarbeitet. In Art. 13 DSGVO können Sie genau nachlesen, über was Sie die Bewerbenden informieren müssen.

Neben der reinen Information über die Datensammlung wird normalerweise eine Zustimmung der Bewerbenden zur Datenspeicherung benötigt (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO). Wird jedoch, wie bei einem Bewerbungsprozess üblich, die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und schließlich zur Erfüllung eines Vertrags verwendet, so ist die Zustimmung grundsätzlich bereits gegeben und es ist keine weitere Zustimmung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO). Es ist trotzdem ratsam, die Zustimmung der Bewerbenden einzuholen, um diesbezügliche Probleme zu vermeiden.

Persönliche Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke gespeichert werden, wie zum Beispiel im Rahmen eines Bewerbungsprozesses. Das bedeutet: Sobald eine offene Position besetzt ist, besteht kein legitimer Grund mehr, die Bewerberdaten der nicht ausgewählten Bewerbenden zu behalten. Persönliche Daten dürfen also nur zweckgebunden gespeichert werden. Es empfiehlt sich, im Bewerbermanagementsystem eine Notiz zum Aufbewahrungsgrund zu hinterlegen.

Es sollten nur die Bewerberdaten gesammelt werden, die für die Kandidatenauswahl erforderlich sind.

Persönliche Daten sollten stets vor unzulässiger Verarbeitung und Zugriff geschützt sein. Ebenso ist die Weitergabe der Bewerberdaten an nicht autorisierte Dritte verboten.

Die Daten von Bewerbenden müssen nach Ablauf der zulässigen Frist gelöscht werden. Unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente oder eine PDF-Datei handelt: Jedes Dokument – und jede Kopie davon – muss nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet werden.

Aber: Da Bewerbende das Recht haben, auf Grundlage des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes gegen die Ablehnung Klage zu erheben, können Unternehmen Bewerberdaten für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Sobald keine Konflikte mehr mit nicht ausgewählten Bewerbenden zu erwarten sind (in der Regel nach sechs Monaten) sollten die Daten gelöscht werden oder das schriftliche Einverständnis zum Speichern eingeholt werden.