Partnerprogramm: Mitglieder des LSWB profitieren von einer Partnerschaft mit HCM4all. Sie erhalten u.a. kostenlosen Zugang zu einer Testumgebung und Sonderkonditionen.

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HCM4DATEV mit Lodas & LuG für Steuerberatungen

HCM4all bietet eine benutzerfreundliche HR-Software-Lösung mit nahtloser DATEV-Schnittstelle, die es Steuerkanzleien ermöglicht, mit geringem Aufwand bis zu 80 % ihres Aufwands bei der Lohnabrechnung zu sparen.

Mandanten und Kanzlei
arbeiten in einem System
Direkte DSGVO konforme Kommunikation
Mitarbeiterbezogene Abstimmung ohne Medienbruch
geringerer Kontrollaufwand durch Änderungsübersicht
Zur kostenfreien Demo
Persönliche Beratung

Eine ganzheitliche HR Software für alle Steuerberatungen, die mit DATEV arbeiten - mit signifikantem Mehrwert für die Mandanten

HCM4all bietet mit der digitalen Personalakte, dem individuellen Onboarding und dem Steuerberatungs-Cockpit die optimale Lösung für durchgängig digitale Unternehmensprozesse zwischen Ihnen und Ihren Mandanten, DSGVO-konform mit unserer DATEV-Schnittstelle. Durch den direkten Im- und Export aller Lohnänderungen in die DATEV-Lohnprogramme erstellen Sie in kürzester Zeit alle Lohnabrechnungen und stellen alle gewünschten Lohnauswertungen für den Mandanten und den Arbeitnehmenden direkt über die DATEV-Schnittstelle in HCM4all zur Verfügung.

Die Komplettlösung für die vorbereitende Lohnabrechnung und alle Personalthemen

HCM4all versetzt Sie in die Lage:

  • Alle Ihren Mandanten in einem System pflegen zu können
  • die HCM4all-Leistungen für Ihre Mandanten individuell auf Grundlage des Basisumfangs Digitale Personalakte, Dokumentenverwaltung, Mitarbeiterportal und Organisationsmanagement, bereitzustellen
  • Effiziente Abläufe der vorbereitenden Lohnabrechnung ohne Medienbruch zwischen Mandanten und Steuerkanzlei durch das Steuerberater-Cockpit und DATEV-Schnittstelle zu ermöglichen.
  • neue Mitarbeitenden Ihrer Mandanten durch qualifiziertes Onboarding schnell anzulegen
  • DATEV Auswertungen/Dokumente im ESS/Mitarbeiterportal der Mandanten einfach bereitzustellen
  • DSGVO konforme Kommunikation mit Ihren Mandanten sicherzustellen
  • Ihren Mandanten weitere Lösungen bereitzustellen: Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, Onboarding, Recruiting und Lernmanagement.

HCM4 Steuerberatung
so einfach funktioniert es

  • Schnelle Anlage und Einrichtung von Mandanten
  • Einspielen der Mitarbeiter / spätestens 10/24 via Lohnaustauschdatenservice
  • Zugang für Mandanten plus Rechtemanagement
  • Login für alle Kanzleimitarbeiter plus Rechtemanagement
  • geringer Schulungsaufwand durch intuitive Nutzerführung

Mehr Zeit für das Wesentliche durch einen durchweg optimierten Prozess

Onboarding

Ein neuer Mitarbeiter wird im Unternehmen ongeboardet. Die Stammdaten werden vom Mitarbeiter (self-service) und der Personalabteilung erstellt.
Alle Informationen werden über das Steuerberater-Cockpit an DATEV übertragen.

Vorb. Lohnbuchhaltung

Änderungen in Stammdaten und Bewegungsdaten werden von Mandanten vorgenommen. Über das Cockpit können Änderungen laufend über den Monat hinweg oder zu einem festgelegten Stichtag geprüft und nach DATEV übertragen werden.

Abstimmung

Kanzleimitarbeiter haben Zugang auf die digitale Mitarbeiterakten. Die mitarbeiterbezogene Abstimmung erfolgt über einen internen Messenger und Aufgabenmanagement.

DATEV

Stamm- und Bewegungsdaten können ausgewählt je Mitarbeiter oder in Summe nach DATEV übertragen werden. Die Auswertungen werden aus DATEV „manuell“ oder automatisch nach DATEV importiert.

Wir sind Ihr Partner in Sachen Personal Management

Unsere Experten beraten Sie und finden mit Ihnen gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

Kontaktieren Sie uns

Wir verstehen unsere Kunden. Sind sie glücklich, sind wir es auch.

ADS Steuerberatung GmbH, Dagmar Kaun (StB)

Durch den Einsatz des Steuerberatungs-Cockpits ist gemeinsames, digitales Arbeiten mit den Mandanten in einem System möglich.  Die Effizienz in Kommunikation und Datenaustausch wird enorm gesteigert. Hand in Hand zeitgemäß arbeiten.

Dagmar Kaun (StB)
ADS Steuerberatung GmbH

EDEKA-Sulger Meik Eichwald (Kaufm. Leiter)

Durch den Einsatz von HCM4all können wir ohne Medienbruch die vorbereitende LBH unserer neun Märkte/acht DATEV-Mandanten gemeinsam mit unserem Partner ADS-Steuer auf einfache Weise durchführen. Durch die LODAS-HCM4all Synchronisation sind die Mitarbeitenden immer auf dem aktuellen Stand.

Meik Eichwald (Kaufm. Leiter)
EDEKA-Sulger

Die Vorteile der HCM4all Lösung für alle Stakeholder

Sparen Sie Zeit, Ressourcen und Kosten

Tätigkeit in der Steuerkanzlei für die monatliche Lohnabrechnung Zeitaufwand aktuell Zeitaufwand mit HCM4all Ihre Zeiterspanis
Lohnabrechnung mit 100 Gehaltsabrechnungen ohne Einsatz von Unternehmen online* 600 Minuten 60 Minuten 540 Minuten
Bereitstellung aller Auswertungen für den AN und das Unternehmen 60 Minuten 5 Minuten 55 Minuten
Rückfragen 60 Minuten —————– 60 Minuten
720 Minuten 65 Minuten 655 Minuten
ca. 11 Stunden
* (Auszahlung von Überstunden; Auszahlung von Urlaubsstunden, Krankheitsstunden und laufenden Stunden von Studenten, Sonn- und Feiertagszuschläge, Bereitschaftshotline, Änderungen von Stammdaten wie Bankverbindung, Adresse, Kostenstelle, Gehalt; betriebliche Altersvorsorge, Langzeitkranke)
Sonstige Tätigkeiten, die monatlich anfallen können Zeitaufwand aktuell Zeitaufwand mit HCM4all Ihre Zeiterspanis
Neuanlage eines AN mit Prüfung auf Vollständigkeit 30 Minuten 5 Minuten 25 Minuten
Austritt eines AN mit Auszahlung Überstunden etc. 30 Minuten 5 Minuten 25 Minuten
Neuanlage eines AN, Zusendung von Unterlagen, etc. 60 Minuten —————– 60 Minuten
120 Minuten 10 Minuten 110 Minuten
1 Stunde und 50 Minuten

Die All-in-One Lösung für die Steuerberater und ihre Mandanten

HCM4Recruiting

HCM4HumanCapital*

HCM4Learning

* Basisumfang: digitale Personalakte, Dokumentenverwaltung, Mitarbeiterportal und Organisationsmanagement

DSGVO-konform für optimale Sicherheit

Immer wieder steht die Frage im Raum, ob die digitale Personalakte sicher ist. Die Antwort ist eindeutig ja! Im Gegenteil, sie ist sogar nachweislich sicherer als ihr analoger Vorgänger. Unser DSGVO-konformes Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff auf die enthaltenen Daten zuverlässig. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen innerhalb der Software kontrollieren Sie den Zugriff auf sensible Daten ausgehend von der Aufstellung Ihres Unternehmens. Damit hat die elektronische Personalakte dem antiquierten Aktenschrank einiges voraus.

Und noch mehr spricht für den Umstieg von Akten in die digitale Welt.

  • Alle Mitarbeiter-Stammdaten auf einen Blick
  • Einfacher und schneller Zugriff auf alle Daten für alle Beteiligten
  • Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung
  • Raumgewinn durch Wegfall von Archivierungsraum
  • Hohe Datensicherheit und DSGVO-konform
  • Einfaches Customizen individueller Kategorien und Felder
  • Vergabe von Benutzer- und Zugriffsrechten

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Im Grunde funktioniert die digitale Personalakte genauso wie eine analoge Akte aus Papier. Sie enthält berufsrelevante Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden. Soll die Personalakte digital verfügbar werden, kann sie entweder cloudbasiert via Browser oder per Software auf dem Firmenserver abgerufen werden. In den letzten Jahren setzen sich jedoch zunehmend Cloud-Lösungen durch, da dies viele Vorteile bietet. So kann die digitale Personalakte jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden. Durch ein sicheres Berechtigungskonzept haben nur die Personen Zugriff, welche die Informationen benötigen.

Allgemein darf die Personalakte nur Daten enthalten, an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat, also das Arbeitsverhältnis betreffen. Auch die digitale Personalakte darf nur von einem kleinen Kreis bearbeitet und eingesehen werden. Dazu gehören Vorgesetzte und HR-Abteilung (Berechtigungssystem). Alle Daten müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsanschreiben und Zeugnisse. Weiterhin gehören in die digitale Personalakte:

  • Arbeitsvertrag und z.B. Bewerbungsunterlagen
  • Vergütung
  • Unterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung und Steuer
  • Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit etc.
  • Ergebnisse interner Eignungstests bzw. Auswahlprüfungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Abmahnungen (müssen begründet sein und können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
  • Weitere Vereinbarungen

Private Informationen dürfen nicht in die Personalakte. Dazu gehören auch einzelne Notizen über die Leistung des Mitarbeiters. Verboten in der Personalakte sind unter anderem:

  • Vertrauliche Informationen des Betriebsarztes
  • Politische Ausrichtung
  • Private Vorliebe
  • Psychologische Gutachten

Die meisten Dokumente dürfen nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Es ist jedoch empfehlenswert, einige Dokumente aufzubewahren, vor allem wenn diese eine Unterschrift enthalten. Nach § 126 BGB bleibt die Schriftform auch nach dem Einscannen erhalten, jedoch gilt aktuell nur der Augenscheinbeweis. Bei einem Rechtsstreit ist dies daher nicht ausreichend. Daher sollten Sie folgende Unterlagen auch außerhalb der digitalen Personalakte aufbewahren:

  • Arbeitsverträge
  • Aufhebungsverträge
  • Kündigungsschreiben

Ehemalige Mitarbeiter können bis zu drei Jahre nach Ausscheiden noch arbeitsrechtliche Ansprüche gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Dazu gehören das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder Schadensersatzansprüche. Dementsprechend müssen Sie die digitale Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren. Aufgepasst: Diese Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete.

Für bestimmte Unterlagen und Akten gelten sogar noch längere Fristen: Die Nachweise für die Sozialversicherung sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnsteuerkarten oder Lohnabrechnungen gilt sogar eine Frist von sechs Jahren.