Startseite » Branche (leer) » HCM4Sozialwirtschaft

Wir kümmern uns um das (HR) Management,
Sie sich um die Menschen

HCM4all bietet eine benutzerfreundliche HR Software Lösung zur Rekrutierung,
Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitenden.

Schnelle Entscheidungsprozesse
erfüllt alle gesetzlichen Bestimmungen
strukturiertes On- und Offboarding
inkl. Nachfolgeplanung & Personalentwicklung

Überzeugt von unseren Lösungen:

Alle Lohndaten in einem System.

HCM4all versetzt Sie in die Lage:

  • einen einfachen Recruiting-Prozess ohne Hürden zu ermöglichen
  • Ihre Arbeitgebermarke entscheidend zu stärken
  • zertifiziertes Fachpersonal zu gewinnen
  • die Entscheidungsprozesse signifikant zu verkürzen
  • Prozesse aufwandsmindernd zu digitalisieren
  • Mitarbeiter zentral zu verwalten und erfolgreich weiterzubilden

3 Module - 1 System:
mit unseren drei Modulen halten Sie alle Werkzeuge für erfolgreiches Personalmanagement in Ihrer Hand.

* 50 € / Monat für bis zu 30 HR- und Fachbereichsnutzer; inkl. Setup

Wir verstehen unsere Kunden. Sind sie glücklich, sind wir es auch.

Diakonie Westmecklenburg-Schwerin gGmbH

Seit der Einführung von HCM4all hat sich unser Bewerbungsprozess stark beschleunigt. Die Dokumentation der unternommenen Schritte erfolgt automatisch, die Kandidatenkommunikation ist für alle Beteiligten transparent und die Reichweite unserer Stellenanzeigen hat sich enorm vergrößert. In den ersten 6 Wochen konnten bereits 50 Bewerbungen (sowohl initiativ wie auch auf konkrete Stellenausschreibungen), 30 Vorstellungsgespräche und 10 Einstellungen verzeichnet werden. Das war eine echte Steigerung. Wir sind sowohl mit dem Produkt als auch mit dem Service sehr zufrieden.

Diakonie Westmecklenburg-Schwerin gGmbH
SARAH SMOLINSKI, REFERATSLEITUNG PERSONAL

Wir sind Ihr Partner in Sachen Personal Management

Unsere Experten beraten Sie und finden mit Ihnen gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

Wir denken ganzheitlich.
Bei uns ist alles in einer innovativen Software.

Wir schaffen für unsere Kunden die Voraussetzung, Mitarbeitende zu binden und Stellen zeitnah zu besetzen. Dafür benötigt man die richtigen Instrumente. Wir setzen daher auf „kompetenzbasiertes Human Capital Management“ und „Upskilling as a Service“. Was das heißt? Die Bedarfe im Unternehmen zu kennen und klar zu definieren, bei der Talentsuche intern und extern anzusetzen bis hin zu Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Learning. Unsere Softwarelösung ist bei der Mitarbeitersuche genauso wie bei der Mitarbeiterbindung und –entwicklung einsetzbar. Eben eine Lösung für alles! 

HCM4all Karriereseite erstellen – modern, innovativ und schnell live.

  • markenkonforme und responsive Karriereseite inkl. Stellenanzeigen
  • One-Click-Bewerbung via XING, LinkedIn, Facebook
  • Social Media Sharing auf allen gängigen Portalen: Bilder, Slide-Show, Video-Integration
  • anpassbares Bewerbungsformular plus Self Service für Bewerber
  • Unterseiten für Karrieretipps und News


Widmen Sie sich auf der Karriereseite Ihrer Zielgruppe und nutzen Sie die Chance, sich als attraktiven Arbeitgeber darzustellen.

HCM4all digitale Personalakte – effiziente Arbeitsabläufe und Datenschutz.

  • schnelle Übersicht über alle Personaldaten
  • papierlose und DSGVO-konforme Ablage
  • zentrale Zeiterfassung und Dokumentation von An- und Abwesenheit
  • sichere & nachvollziehbare Kommunikation
  • effiziente Ressourcennutzung durch Organisations- und Stellenplanung

HCM4all Weiterbildungen und Pflichtunterweisungen – digital und transparent.

Nie wieder Excel!
Schulungen und Zertifikate für Mitarbeitende rechtssicher und einfach managen.
Von der Bereitstellung von Dokumenten, Pflichunterweisungen, Organisation von Veranstaltungen bis zur Planung aufeinander aufsetzender Ausbildungsmaßnahmen –
mit HCM4Learning stehen Ihnen alle Möglichkeiten der Bereitstellung einer modernen Lernmanagementlösung zur Verfügung.

Wir sind Ihr Partner in Sachen Personal Management

Unsere Experten beraten Sie und finden mit Ihnen gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

Unser Versprechen an Sie

Unsere intuitiv zu bedienende HR Software bildet den gesamten Personalprozess ab:  von der klar definierten Anforderung über Stellenanzeigen und Multiposting, Karriereseite, Bewerberkommunikation und Workflow, Talentmanagement, Kompetenzmanagement, digitale Personalakte, OrgManagement, Onboarding und Zeitwirtschaft bis zu Learning. Unser integriertes Skill Management (SmartSkilling) ermöglicht eine professionelle Erfassung der Mitarbeiter- und Bewerberkompetenzen auf Grundlage von Rollen- und Kompetenzprofilen. Dies gestattet eine individuelle und innovative Bewertung, um Einstellungen, Weiterbildungen und Trainingsmaßnahmen zielgerichtet anzustoßen. Aufgrund des modernen Technology Stacks, ausgezeichneter UX und exzellenter Softwarearchitektur ist die Bereitstellung und Nutzung unserer HCM4ll Lösung innerhalb kürzester Zeit möglich.

Wir bieten Schnittstellen zu SAP, Datev, Sage und anderen ERP Systemen.

100 % Personalmanagement für mehr Erfolg.

Onboarding

An- und Abwesenheiten

Organisations- & Personalplanung

Zertifikatsverwaltung

Revisionssicherheit

Pflichtunterweisungen & Schulungsdokumentation

Wir sind Ihr Partner in Sachen Personal Management

Unsere Experten beraten Sie und finden mit Ihnen gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

DSGVO-konform für optimale Sicherheit

Immer wieder steht die Frage im Raum, ob die digitale Personalakte sicher ist. Die Antwort ist eindeutig ja! Im Gegenteil, sie ist sogar nachweislich sicherer als ihr analoger Vorgänger. Unser DSGVO-konformes Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff auf die enthaltenen Daten zuverlässig. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen innerhalb der Software kontrollieren Sie den Zugriff auf sensible Daten ausgehend von der Aufstellung Ihres Unternehmens. Damit hat die elektronische Personalakte dem antiquierten Aktenschrank einiges voraus.

Und noch mehr spricht für den Umstieg von Akten in die digitale Welt.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Im Grunde funktioniert die digitale Personalakte genauso wie eine analoge Akte aus Papier. Sie enthält berufsrelevante Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden. Soll die Personalakte digital verfügbar werden, kann sie entweder cloudbasiert via Browser oder per Software auf dem Firmenserver abgerufen werden. In den letzten Jahren setzen sich jedoch zunehmend Cloud-Lösungen durch, da dies viele Vorteile bietet. So kann die digitale Personalakte jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden. Durch ein sicheres Berechtigungskonzept haben nur die Personen Zugriff, welche die Informationen benötigen.

Allgemein darf die Personalakte nur Daten enthalten, an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat, also das Arbeitsverhältnis betreffen. Auch die digitale Personalakte darf nur von einem kleinen Kreis bearbeitet und eingesehen werden. Dazu gehören Vorgesetzte und HR-Abteilung (Berechtigungssystem). Alle Daten müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsanschreiben und Zeugnisse. Weiterhin gehören in die digitale Personalakte:

  • Arbeitsvertrag und z.B. Bewerbungsunterlagen
  • Vergütung
  • Unterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung und Steuer
  • Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit etc.
  • Ergebnisse interner Eignungstests bzw. Auswahlprüfungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Abmahnungen (müssen begründet sein und können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
  • Weitere Vereinbarungen

Private Informationen dürfen nicht in die Personalakte. Dazu gehören auch einzelne Notizen über die Leistung des Mitarbeiters. Verboten in der Personalakte sind unter anderem:

  • Vertrauliche Informationen des Betriebsarztes
  • Politische Ausrichtung
  • Private Vorliebe
  • Psychologische Gutachten

Die meisten Dokumente dürfen nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Es ist jedoch empfehlenswert, einige Dokumente aufzubewahren, vor allem wenn diese eine Unterschrift enthalten. Nach § 126 BGB bleibt die Schriftform auch nach dem Einscannen erhalten, jedoch gilt aktuell nur der Augenscheinbeweis. Bei einem Rechtsstreit ist dies daher nicht ausreichend. Daher sollten Sie folgende Unterlagen auch außerhalb der digitalen Personalakte aufbewahren:

  • Arbeitsverträge
  • Aufhebungsverträge
  • Kündigungsschreiben

Ehemalige Mitarbeiter können bis zu drei Jahre nach Ausscheiden noch arbeitsrechtliche Ansprüche gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Dazu gehören das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder Schadensersatzansprüche. Dementsprechend müssen Sie die digitale Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren. Aufgepasst: Diese Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete.

Für bestimmte Unterlagen und Akten gelten sogar noch längere Fristen: Die Nachweise für die Sozialversicherung sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnsteuerkarten oder Lohnabrechnungen gilt sogar eine Frist von sechs Jahren.