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HCM4 Human Capital - Digitale Personalakte

Lernen Sie uns kennen

Mit der digitalen Personalakte schnell und einfach zum Ziel.

Verzichten Sie auf Papierakten und setzen Sie digitale HR-Prozesse ein. Egal, ob Sie im Office oder im Homeoffice sind, die digitale Personalakte von HCM4all bietet Ihnen die benötigte Freiheit und Flexibilität, um jederzeit handlungsfähig zu sein.

Effiziente Arbeitsabläufe dank der digitalen Personalakte.

Die digitale Personalakte bietet Ihnen nicht nur die benötigte Flexibilität, sondern steigert auch die Effizienz, Qualität und Sicherheit der Personalarbeit. Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle Mitarbeiterdaten sowie Dokumente auf einen Blick verfügbar. Sie beschleunigen so Ihre Verwaltungsroutinen, Personalmaßnahmen und schaffen Raum für andere Tätigkeiten. Ein durchdachtes Rechtemanagement ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Daten, ohne dass dabei Sicherheit und Vertraulichkeit gefährdet werden.

Und, die elektronische Personalakte gewährleistet ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen und die anschließende Bearbeitung innerhalb kürzester Zeit für alle Beteiligten.

Sie finden alle relevanten Informationen an einem Ort:

  • Kontaktdaten
  • Gehaltsdaten und Gehaltsentwicklung
  • Vertragsdaten
  • gescannte und digital erstelle Dokumente
  • E-Mails, Telefonate und Kommentare
  • Mitarbeitergespräche
  • Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
  • Kompetenzen und Qualifikationen (SmartSkilling)
  • An- und Abwesenheiten
  • Zeiterfassung
  • Mitarbeiterprofile
  • Organisations- und Stellenplanung
  • und vieles mehr

Transparenz und Zeitersparnis mit dem Mitarbeiterportal (Employee Self Service)

Erteilen Sie Ihren Mitarbeitenden Zugriff auf die für sie relevanten Informationen, Dokumente und Weiterbildungsmaßnahmen über den Employee Self Service (ESS).

Ihre Mitarbeitenden ändern Ihre Stammdaten eigenständig z.B. bei Umzug und Sie haben sofort Zugriff auf die aktuellen Daten. Gleichzeitig entfällt das Aushändigen oder Zusenden von Gehaltsabrechnungen, da alle wichtigen Dokumente im Mitarbeiterportal abgelegt sind und Ihre Mitarbeitenden Zugriff haben. Das Gleiche gilt für Mitarbeitergespräche oder auch Lern- und Trainingsmaßnahmen (über HCM4Learning).

Wir denken ganzheitlich.
Bei uns ist alles in einer innovativen Lösung.

Mit der Digitalen Personalakte haben Sie alle Mitarbeiterdaten im Blick. Ermöglichen Sie den individuellen Zugang für Vorgesetzte und Mitarbeitende (inkl. ESS und MSS). Auf einfache Weise austauschen, Dokumente hochladen, Daten aktualisieren und Termine festlegen. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen bestimmen Sie den Zugriff auf sensible Daten je nach Struktur und Policy Ihres Unternehmens.

Unser Partner BEGIS digitalisiert jährlich über 6,5 Millionen Belege.

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DSGVO-konform für optimale Sicherheit

Immer wieder steht die Frage im Raum, ob die digitale Personalakte sicher ist. Die Antwort ist eindeutig ja! Im Gegenteil, sie ist sogar nachweislich sicherer als ihr analoger Vorgänger. Unser DSGVO-konformes Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff auf die enthaltenen Daten zuverlässig. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen bestimmen Sie den Zugriff auf sensible Daten je nach Struktur und Policy Ihres Unternehmens. Damit hat die elektronische Personalakte dem antiquierten Aktenschrank einiges voraus.

Und noch mehr spricht für den Umstieg.

  • Alle Mitarbeiter-Stammdaten auf einen Blick
  • Einfacher und schneller Zugriff auf alle Daten für alle Beteiligten
  • Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung
  • Raumgewinn durch Wegfall von Archivierungsraum
  • Hohe Datensicherheit und DSGVO-konform
  • Einfaches Customizen individueller Kategorien und Felder
  • Vergabe von Benutzer- und Zugriffsrechten

100 % Personalmanagement für mehr Erfolg.

Onboarding

Begeistern Sie Ihre Mitarbeitenden auf Ihrer Employee Journey.

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An- und Abwesenheiten

Stunden- und Urlaubszettel sind Vergangenheit. Verwalten Sie Ihre Daten in Echtzeit und zentral.

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Organisations- & Personalplanung

Komplexe Strukturen? Kein Problem. Bilden Sie Ihre gesamte Unternehmensgruppe ab.
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Machen Sie es wie unsere Kunden. Auszug aus unserer Kundenliste.