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HCM4 Human Capital - Digitale Personalakte

Transparenz & Zeitersparnis

DSGVO konform

Einfaches Set-up

Überzeugt von unseren Lösungen:

Mit der digitalen Personalakte schnell und einfach zum Ziel

Verabschieden Sie sich vom Papierkram und setzen Sie voll auf digitale HR Prozesse. Egal, ob Sie im Office oder im Homeoffice sind, die digitale Personalakte von HCM4all bietet Ihnen die benötigte Freiheit und Flexibilität, um jederzeit handlungsfähig zu sein.

Verwalten Sie alle Personaldaten standortübergreifend und papierlos. Sparen Sie Zeit mit einer effizienten Personalverwaltung. Die elektronische Personalakte macht es möglich und befreit Sie von Papierstapeln, alles integriert in eine anpassbare Software für Ihre Personalthemen.

Effiziente Arbeitsabläufe dank der digitalen Personalakte als Software

Die digitale Personalakte bietet Ihnen nicht nur die benötigte Flexibilität, sondern steigert auch die Effizienz, Qualität und Sicherheit der Personalarbeit. Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle Mitarbeiterdaten sowie alle wichtigen Dokumente auf einen Blick verfügbar. Dank Cloud-Technologie immer und überall. Sie beschleunigen so Ihre Verwaltungsroutinen, Personalmaßnahmen und schaffen Raum für andere Tätigkeiten. Ein durchdachtes Rechtemanagement ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Daten, ohne dass dabei Sicherheit und Vertraulichkeit gefährdet werden.

Und, die elektronische Personalakte gewährleistet ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen und die anschließende Bearbeitung innerhalb kürzester Zeit für alle Beteiligten. Schluss mit dem langen Suchen in Aktenschränken: ein Mausklick zeigt Ihnen alle wichtigen Daten in der digitalen Personalakte an.

Sie finden alle relevanten Informationen und Akten an einem Ort:

…und vieles mehr in einer ganzheitlichen Software.

Transparenz und Zeitersparnis mit dem Mitarbeiterportal (Employee Self Service)

Erteilen Sie Ihren Mitarbeitenden Zugriff auf die für sie relevanten Informationen, Dokumente und Weiterbildungsmaßnahmen über den Employee Self Service (ESS).

Ihre Mitarbeitenden ändern Ihre Stammdaten eigenständig z.B. bei Umzug und Sie haben sofort Zugriff auf die aktuellen Daten. Gleichzeitig entfällt das Aushändigen oder Zusenden von Gehaltsabrechnungen, da alle wichtigen Dokumente im Mitarbeiterportal abgelegt sind und Ihre Mitarbeitenden Zugriff haben. Das Gleiche gilt für Mitarbeitergespräche oder auch Lern- und Trainingsmaßnahmen (über HCM4Learning). So sparen Sie dank der digitalen Personalakte Zeit und Kosten für Ihre Personalabteilung und erlauben Ihren Mitarbeitenden mehr Transparenz.

Wir denken ganzheitlich.
Bei uns ist alles in einer innovativen Software.

Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle Mitarbeiterdaten im Blick. Ermöglichen Sie den individuellen Zugang für Vorgesetzte und Mitarbeitende (inkl. ESS und MSS). Auf einfache Weise austauschen, Dokumente hochladen, Daten aktualisieren und Termine festlegen. Heben Sie Ihre HR-Abteilung auf ein neues Level. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen bestimmen Sie den Zugriff auf sensible Daten je nach Struktur und Policy Ihres Unternehmens.

Unser Partner BEGIS digitalisiert jährlich über 6,5 Millionen Belege.

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DSGVO-konform für optimale Sicherheit

Immer wieder steht die Frage im Raum, ob die digitale Personalakte sicher ist. Die Antwort ist eindeutig ja! Im Gegenteil, sie ist sogar nachweislich sicherer als ihr analoger Vorgänger. Unser DSGVO-konformes Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff auf die enthaltenen Daten zuverlässig. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen innerhalb der Software kontrollieren Sie den Zugriff auf sensible Daten ausgehend von der Aufstellung Ihres Unternehmens. Damit hat die elektronische Personalakte dem antiquierten Aktenschrank einiges voraus.

Und noch mehr spricht für den Umstieg von Akten in die digitale Welt.

Das sind die rechtlichen Aspekte: Digitale Personalakte und Datenschutz

Die Personalakte enthält sensible Daten, egal ob sie in Papierform oder digital geführt wird. Daher muss die digitale Personalakte zuverlässig so gesichert werden, damit Dritte keinen Zugriff auf die Daten bekommen. Dieser hohe Anspruch gilt selbstverständlich auch für alle Mitarbeitenden im HR-Bereich. Wir setzen höchste Ansprüche an unsere Software-Lösungen, was Verschlüsselung, Übermittlung und Abrufbarkeit angeht. Verschiedene Nutzerrollen und Zugriffsrechte sowie -protokolle erlauben höchste Sicherheit für Ihre Personaldaten.

In Deutschland regeln die „Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) den Umgang mit allen elektronischen Daten.

Daten müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

Auch für die Methoden, mit denen Sie die Personalakten digitalisieren, müssen Sie sicherstellen, dass diese allen datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden. Gerne beraten wir Sie hier zum bestmöglichen Vorgehen und Unterstützen Sie bei Ihrer Digitalisierung der Personalabteilung.

100 % Personalmanagement für mehr Erfolg.

Onboarding

Begeistern Sie Ihre Mitarbeitenden auf Ihrer Employee Journey.

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An- und Abwesenheiten

Stunden- und Urlaubszettel sind Vergangenheit. Verwalten Sie Ihre Daten in Echtzeit und zentral.

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Organisations- & Personalplanung

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Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Wie funktioniert die digitale Personalakte?

Im Grunde funktioniert die digitale Personalakte genauso wie eine analoge Akte aus Papier. Sie enthält berufsrelevante Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden. Soll die Personalakte digital verfügbar werden, kann sie entweder cloudbasiert via Browser oder per Software auf dem Firmenserver abgerufen werden. In den letzten Jahren setzen sich jedoch zunehmend Cloud-Lösungen durch, da dies viele Vorteile bietet. So kann die digitale Personalakte jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden. Durch ein sicheres Berechtigungskonzept haben nur die Personen Zugriff, welche die Informationen benötigen.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Allgemein darf die Personalakte nur Daten enthalten, an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat, also das Arbeitsverhältnis betreffen. Auch die digitale Personalakte darf nur von einem kleinen Kreis bearbeitet und eingesehen werden. Dazu gehören Vorgesetzte und HR-Abteilung (Berechtigungssystem). Alle Daten müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsanschreiben und Zeugnisse. Weiterhin gehören in die digitale Personalakte:

Arbeitsvertrag und z.B. Bewerbungsunterlagen
Vergütung
Unterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung und Steuer
Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit etc.
Ergebnisse interner Eignungstests bzw. Auswahlprüfungen
Zwischenzeugnisse
Abmahnungen (müssen begründet sein und können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
Weitere Vereinbarungen

Was sollte die digitale Personalakte nicht enthalten?

Private Informationen dürfen nicht in die Personalakte. Dazu gehören auch einzelne Notizen über die Leistung des Mitarbeiters. Verboten in der Personalakte sind unter anderem:

Vertrauliche Informationen des Betriebsarztes
Politische Ausrichtung
Private Vorliebe
Psychologische Gutachten

Welche Unterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Die meisten Dokumente dürfen nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Es ist jedoch empfehlenswert, einige Dokumente aufzubewahren, vor allem wenn diese eine Unterschrift enthalten. Nach § 126 BGB bleibt die Schriftform auch nach dem Einscannen erhalten, jedoch gilt aktuell nur der Augenscheinbeweis. Bei einem Rechtsstreit ist dies daher nicht ausreichend. Daher sollten Sie folgende Unterlagen auch außerhalb der digitalen Personalakte aufbewahren:

Arbeitsverträge
Aufhebungsverträge
Kündigungsschreiben

Was passiert nach einer Kündigung mit der digitalen Personalakte?

Ehemalige Mitarbeiter können bis zu drei Jahre nach Ausscheiden noch arbeitsrechtliche Ansprüche gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Dazu gehören das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder Schadensersatzansprüche. Dementsprechend müssen Sie die digitale Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren. Aufgepasst: Diese Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete.

Für bestimmte Unterlagen und Akten gelten sogar noch längere Fristen: Die Nachweise für die Sozialversicherung sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnsteuerkarten oder Lohnabrechnungen gilt sogar eine Frist von sechs Jahren.