EDEKA Leber ist der Nahversorger in Altshausen, Ostrach und Mochenwangen. Mit rund 120 Mitarbeitenden steht das Unternehmen für Qualität, Regionalität und Frische. Gleichzeitig verfolgt es den Anspruch, interne Prozesse genauso professionell aufzustellen wie das tägliche Kundenerlebnis im Markt.
Inhaltsverzeichnis
Der Ausgangspunkt: Effizientere Abläufe statt Papierberge
Die Entscheidung zur Digitalisierung der HR-Prozesse war vor allem durch den Wunsch nach effizienteren Abläufen und einer deutlichen Reduzierung papierbasierter Prozesse geprägt. Ziel war es, die Papierablage im Markt konsequent zu minimieren, die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Steuerbüro zu beschleunigen und eine zentrale Plattform zu schaffen, auf die alle relevanten Beteiligten zugreifen können. Personaldaten sollten transparent, sicher und jederzeit verfügbar sein.
„Für uns war entscheidend, sämtliche Personaldaten zentral zu bündeln – transparent, datensicher und so aufbereitet, dass alle relevanten Beteiligten jederzeit verlässlich damit arbeiten können.“ beschreibt Anika Schmid, Personalverantwortliche bei EDEKA Leber, die Zielvorstellung.
Persönliche Begleitung als Erfolgsfaktor bei der Einführung
Besonders hilfreich war, dass während der Einführung jederzeit ein fester Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung stand. Diese persönliche Begleitung erleichterte die Implementierung erheblich und sorgte für Sicherheit im Umgang mit der neuen digitalen Lösung. Gerade im operativen Einzelhandelsalltag war dies ein wichtiger Faktor für eine reibungslose Umstellung.
Recruiting neu gedacht: Schnell, digital, nachvollziehbar
Insbesondere im Bewerbungsprozess haben sich durch den Einsatz von HCM4all deutliche Verbesserungen ergeben. Der Wegfall von Papierunterlagen ermöglicht eine deutlich schnellere Kommunikation mit Bewerbenden. Alle Informationen werden sicher digital abgelegt, gehen nicht verloren und sind jederzeit nachvollziehbar. Die Prozesse sind transparenter. Für HR ebenso wie für die Marktleitung.
- keine Papierunterlagen mehr
- verkürzte Time-to-Response gegenüber Bewerbenden
- strukturierte, revisionssichere Verwaltung aller Bewerberinformationen
- klare Prozessübersicht für alle Beteiligten
Onboarding mit Perspektive
Die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist im Einzelhandel ein zentraler Erfolgsfaktor. Dieser Funktionsbereich wird aktuell noch nicht aktiv über HCM4all genutzt, bietet jedoch perspektivisch weiteres Potenzial, um Onboarding-Prozesse künftig noch strukturierter und effizienter abzubilden.
Spürbare Entlastung im Alltag: Mehr Zeit für das Wesentliche
Durch die umfassende Digitalisierung der HR-Prozesse, von der Personalrekrutierung bis hin zur Gehaltsabrechnung, konnten spürbare zeitliche Einsparungen erzielt werden. Die gewonnene Zeit wird gezielt genutzt, um intensiver auf die Anliegen der Mitarbeitenden einzugehen und mehr Raum für Bewerbungsgespräche zu schaffen. So kann gezielter nach qualifiziertem Personal gesucht und dieses auch besser betreut werden.
Fristen im Blick: Automatische Erinnerungen schaffen Sicherheit
Dank der integrierten Erinnerungsfunktionen werden wichtige Deadlines zuverlässig eingehalten. Dazu zählen unter anderem das Ende der Probezeit, Vertragsverlängerungen, das Ende der Elternzeit oder Firmenjubiläen. Nichts geht mehr unter. Alles ist transparent und planbar.
Qualifikationen im Überblick: Rechtssicherheit inklusive
Auch im Bereich Weiterbildung und Qualifizierung leistet HCM4all einen wichtigen Beitrag. Das System bietet eine übersichtliche Darstellung vorhandener Qualifikationen der Mitarbeitenden und zeigt klar auf, wann Schulungen absolviert wurden und wann diese erneuert werden müssen. Dazu gehören Pflichtqualifikationen wie Ersthelfer-Schulungen, Belehrungen oder spezielle Nachweise wie der Hackfleischführerschein. Die transparente Übersicht erhöht die Planungssicherheit und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- zentraler Überblick über Qualifikations- und Schulungsstände je Mitarbeitendem
- lückenlose Dokumentation absolvierter Trainings und Pflichtunterweisungen
- frühzeitige Erinnerungen und klare Fristen für notwendige Auffrischungen
HR-Administration neu organisiert: Zentral, transparent, effizient
Aus Sicht der HR-Sachbearbeitung konnten insbesondere die Abrechnungsprozesse deutlich effizienter gestaltet werden. Änderungen an Mitarbeiterdaten sind jederzeit nachvollziehbar und verbessern die Zusammenarbeit mit der Abrechnung spürbar. Sämtliche Personaldaten sind an einem Ort gespeichert. Langwieriges Suchen in Mitarbeiterakten entfällt.
Für Anika Schmid ist klar: „Heute sind alle relevanten Informationen zentral verfügbar. Strukturiert, jederzeit auffindbar und ohne den Aufwand manueller Aktenrecherche.“
Insgesamt sorgt HCM4all für mehr Transparenz, mehr Sicherheit und die Gewissheit, dass keine wichtigen Unterlagen oder Informationen verloren gehen.
