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Im Grunde funktioniert die digitale Personalakte genauso wie eine analoge Akte aus Papier. Sie enthält berufsrelevante Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden. Soll die Personalakte digital verfügbar werden, kann sie entweder cloudbasiert via Browser oder per Software auf dem Firmenserver abgerufen werden. In den letzten Jahren setzen sich jedoch zunehmend Cloud-Lösungen durch, da dies viele Vorteile bietet. So kann die digitale Personalakte jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden. Durch ein sicheres Berechtigungskonzept haben nur die Personen Zugriff, welche die Informationen benötigen.

Allgemein darf die Personalakte nur Daten enthalten, an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat, also das Arbeitsverhältnis betreffen. Auch die digitale Personalakte darf nur von einem kleinen Kreis bearbeitet und eingesehen werden. Dazu gehören Vorgesetzte und HR-Abteilung (Berechtigungssystem). Alle Daten müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsanschreiben und Zeugnisse. Weiterhin gehören in die digitale Personalakte:

• Arbeitsvertrag und z.B. Bewerbungsunterlagen
• Vergütung
• Unterlagen zur Sozial- und Krankenversicherung und Steuer
• Abwesenheiten, Urlaub, Krankheit etc.
• Ergebnisse interner Eignungstests bzw. Auswahlprüfungen
• Zwischenzeugnisse
• Abmahnungen (müssen begründet sein und können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
• Weitere Vereinbarungen

Private Informationen dürfen nicht in die Personalakte. Dazu gehören auch einzelne Notizen über die Leistung des Mitarbeiters. Verboten in der Personalakte sind unter anderem:

• Vertrauliche Informationen des Betriebsarztes
• Politische Ausrichtung
• Private Vorliebe
• Psychologische Gutachten

Die meisten Dokumente dürfen nach dem Digitalisieren vernichtet werden. Es ist jedoch empfehlenswert, einige Dokumente aufzubewahren, vor allem wenn diese eine Unterschrift enthalten. Nach § 126 BGB bleibt die Schriftform auch nach dem Einscannen erhalten, jedoch gilt aktuell nur der Augenscheinbeweis. Bei einem Rechtsstreit ist dies daher nicht ausreichend. Daher sollten Sie folgende Unterlagen auch außerhalb der digitalen Personalakte aufbewahren:

• Arbeitsverträge
• Aufhebungsverträge
• Kündigungsschreiben

Ehemalige Mitarbeiter können bis zu drei Jahre nach Ausscheiden noch arbeitsrechtliche Ansprüche gegenüber dem Unternehmen geltend machen. Dazu gehören das Anfordern von Arbeitszeugnissen oder Schadensersatzansprüche. Dementsprechend müssen Sie die digitale Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren. Aufgepasst: Diese Frist beginnt erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endete.

Für bestimmte Unterlagen und Akten gelten sogar noch längere Fristen: Die Nachweise für die Sozialversicherung sollten fünf Jahre aufbewahrt werden. Für steuerlich relevante Unterlagen wie Lohnsteuerkarten oder Lohnabrechnungen gilt sogar eine Frist von sechs Jahren.