Die CTL Cargo Trans Logistik AG versteht sich als Logistikdienstleister für den Warentransport und gehört zu den leistungsfähigsten Stückgutnetzwerken in Deutschland. Vom Zentral-Hub in Homberg (Efze) aus koordiniert das Unternehmen den Warenumschlag mit über 200 Speditionspartnern deutschlandweit und in Europa. Auf 500 täglichen Linien wird das Stückgut kosteneffizient und unter effektivem wie ökonomischen Einsatz aller Ressourcen abgewickelt. Rund 200 Mitarbeitende – 50 kaufmännische und 150 gewerbliche – sorgen an sechs Standorten dafür, dass der Versand lückenlos und zuverlässig erfolgt.
In der Logistik zählt jede Minute. Trailer müssen beladen, Schichten geplant und Fahrer koordiniert werden. Wenn HR-Prozesse dabei überwiegend manuell – etwa über Excel-Listen und papierbasierte Abläufe – gesteuert werden, binden sie die zeitlichen Ressourcen. Genau an diesem Punkt setzte CTL an – mit einer klaren Digitalisierungsstrategie und der Entscheidung für HCM4all als übergreifende HR-Plattform.
Ausgangslage: 25 Jahre Excel und Papier
Im April 2024 übernahm Maximilian Vogt die Personalleitung. Sein Team: er selbst und eine Kollegin in Teilzeit – für 200 Mitarbeitende.
Die Ausgangslage war durch langjährig gewachsene Strukturen in der Personalverwaltung geprägt, die alle relevanten Informationen der Mitarbeitenden bündelten.
Vogt beschreibt die Situation so: eine zentrale Excel-Übersicht habe sämtliche mitarbeiterbezogenen und lohnrelevanten Daten enthalten und damit die operative Basis der Personalarbeit gebildet – bis hin zur Steuerberatung.
Auch im Recruiting waren die Abläufe stark manuell geprägt. Stellenausschreibungen wurden als individuell gestaltete PDF-Dokumente erstellt. Header mussten eingefügt, Bilder positioniert und Schriftgrößen angepasst werden. Die Marketing-Abteilung war in die Gestaltung eingebunden, was zusätzliche Abstimmungsschleifen erforderte und die Time-to-Publish verlängerte.
Bewerbungen gingen per E-Mail ein, Dokumente wurden in einem System abgelegt, das primär der reinen Dokumentenablage diente, jedoch keine ordnerbasierte und mitarbeiterzentrierte Personalaktenführung ermöglichte.
Die Übergabe an die Steuerberatung erfolgte auf Basis eines zwar eingespielten, aber vollständig manuellen Prozesses: die Stammdaten und ein Großteil der Bewegungsdaten wurden einzeln in der zentralen Excel-Datei erfasst, in die auch der Steuerberater eingebunden war, und anschließend in Listenform zur weiteren Verarbeitung übermittelt.
Herausforderung: Knappe Ressourcen, hoher Kostendruck
Die Personalplanung in der Logistik ist Spitz auf Knopf kalkuliert. Jede Leerfahrt kostet, jeder unbesetzte Posten belastet den Betrieb. Für aufwändige HR-Prozesse sind die zeitlichen Kapazitäten daher entsprechend begrenzt. Hinzu kam eine konkrete Anforderung aus dem Qualitätsmanagement. CTL ist zertifiziertes Unternehmen mit jährlichen Audits, wobei eine konsistente Organisationsstruktur essenziell ist. Funktionen müssen klar definiert und stets mit den Personen hinterlegt sein, die diese Rolle aktuell ausüben. Da sich Verantwortlichkeiten im Tagesgeschäft laufend verändern – etwa, wenn Mitarbeitende neue Aufgaben übernehmen oder Rollen wechseln – ist eine unmittelbare Anpassung im System schnell umzusetzen. Nur so bleibt die Organisationsstruktur revisionssicher dokumentiert. Diese Datengrundlage dient nicht nur dem Personalwesen, sondern auch anderen Abteilungen als stabile Basis.
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Ein zentrales Handlungsfeld war zudem das Onboarding. Zum Zeitpunkt von Vogts Einstieg war dieser Bereich im Qualitätsmanagement noch nicht näher definiert und wurde entsprechend neu aufgebaut. Ziel war es, eine skalierbare und nachhaltige Struktur zu schaffen für eine audit-sichere Dokumentation von Onboarding-Prozessen.
Die Zielrichtung war früh definiert: eine digitale Lösung finden, die Prozesse effizienter macht und einen zentralen Überblick über die Personalsituation schafft.
Zielsetzung: All-in-One statt Insellösungen
Von Anfang an war klar: CTL suchte keine Sammlung von Einzeltools. „Wir haben nach einer All-in-One Lösung gesucht, nicht die Stückelung von Systemen – wir machen Recruiting hiermit und digitale Personalakte damit“, erläutert Vogt die Anforderungen. Gleichzeitig war ihm wichtig, dass das System zum Unternehmen passt – nicht umgekehrt. Große Konzernsysteme mit fertigen Schablonen kamen nicht infrage.
Die Lösung sollte mitwachsen: „Das System und wir wachsen gemeinsam mit den Anforderungen, die wir haben.“
Lösung: Zentrale Plattform für den gesamten Employee Lifecycle
Nach einem strukturierten Vergleich mehrerer Anbieter entschied sich CTL für HCM4all. Die Lösung überzeugte als integrierte Plattform mit persönlicher Betreuung – ein wesentlicher Faktor für den Mittelstand.
Die eingesetzten Module:
- Recruiting: Zentrale Karriereseite mit integriertem Video, Stellenanzeigen per Klick live schalten, Kandidatenverwaltung im System
- Digitale Personalakte: Dokumente, Gehaltshistorie, Mitarbeitergespräche auf einen Blick
- Onboarding: Automatische Aufgabenverteilung an alle Beteiligten, Nachverfolgung für Audits
- Orga-Management: Orgastruktur, Kostenstellen und Kostenträger zentral abgebildet
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Stamm- und Bewegungsdaten via DATEV-Lodas-Schnittstelle an die Steuerberatung
Die wichtigsten Vorteile:
- Stellenanzeigen in Minuten erstellt und veröffentlicht
- Einheitlicher Look der Karriereseite mit Video-Integration
- Rollenbasierte Zugriffsrechte für Auszubildende und Führungskräfte
- Drag-and-drop für Dokumente in die Personalakte
- Automatisierte Datenübergabe an die Steuerberatung
- Audit-sichere Dokumentation von Onboarding-Prozessen
Ein zentraler Aspekt für die Entscheidung: der persönliche Ansprechpartner.
„Für mich war das eines der entscheidenden Kriterien: Bei HCM4all haben wir einen festen persönlichen Ansprechpartner, der unser Unternehmen im Laufe der Zeit kennenlernt und unsere Anforderungen genau versteht. Gerade für HR-Abteilungen mit kleinen Teams ist diese persönliche Betreuung von großem Wert.“, so Maximilan Vogt.
Umsetzung: Schrittweise Einführung mit persönlicher Begleitung
Die Implementierung erfolgte in Phasen. Den Anfang machte das Recruiting-Modul mit der Karriereseite. Rückblickend beschreibt Vogt diesen Moment als echten Beschleuniger im Projekt: „Die Karriereseite wurde in Nullkommanix angelegt“, erinnert er sich. Zufällig entstand zeitgleich ein Drohnenvideo für das CTL interne Marketing über das Zentral-Hub – dieses konnte als besonderes Highlight direkt auf der Karriereseite eingebunden werden.
Im nächsten Schritt wurden die digitale Personalakte, das Onboarding-Modul sowie die vorbereitende Lohnbuchhaltung implementiert. Insbesondere letzteres erforderte eine intensive Abstimmung, da jedes Unternehmen über individuelle Lohnarten, spezifische Stamm- und Bewegungsdaten sowie gewachsene Abrechnungslogiken verfügt.
Der Implementierungsprozess nahm daher etwas mehr Zeit in Anspruch – nicht systembedingt, sondern aufgrund der unternehmensspezifischen Besonderheiten im Lohnportfolio. Diese mussten sauber analysiert, strukturiert abgebildet und gemeinsam mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Seit Oktober 2025 erfolgt die Datenübergabe an die Steuerberatung stabil und verlässlich. Bewegungsdaten, etwa zur monatlichen Prämienauszahlung auf Basis von Mitarbeiterdaten, werden per Excel-Datei importiert, im System hinterlegt und automatisiert weiterverarbeitet.
Die Lösung ist heute fest im Unternehmen verankert und wird aufgrund transparenter, effizienter Prozesse sowie intuitivem Handling genutzt – mit einem klaren Übergang von Wissensinseln hin zu einem integrierten Informationsfluss.
Im Rahmen des monatlichen Führungskreises wurde der Fortgang des Projektstatus regelmäßig klar kommuniziert: Welche Module sind live? Welche Funktionen stehen zur Verfügung? Dieses strukturierte Change-Management sorgte für durchweg positives Feedback Inzwischen ist das System auch im Vorstand aktiv im Einsatz
Ergebnisse: Tagesgeschäft entlastet, Prozesse beschleunigt
Die Effekte zeigen sich unmittelbar im Tagesgeschäft. Im Recruiting entstehen Stellenanzeigen heute innerhalb weniger Minuten – ohne grafische Abstimmungen oder zusätzliche Wartezeiten. Die moderne Karriereseite mit integriertem Video stärkt zugleich die Arbeitgeberpositionierung und differenziert CTL klar vom Wettbewerb.
Auch im Qualitätsmanagement mit Blick auf HR wurde ein spürbarer Fortschritt erzielt. Das Onboarding-Modul dokumentiert sämtliche Schritte strukturiert und nachvollziehbar. Im Rahmen der nächsten Rezertifizierung wurde der neue Prozess vorgestellt und von den Auditoren ohne Beanstandung bestätigt.
Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ist durch die automatische Datenübergabe deutlich effizienter geworden. Der manuelle Aufwand wurde spürbar reduziert, während die Prozesse insgesamt an Konsistenz gewonnen haben. Dieses Plus an Struktur und Verlässlichkeit wird auch von der Steuerberatung ausdrücklich positiv bewertet.
Gleichzeitig ist die Nachvollziehbarkeit der Daten im Unternehmen deutlich gestiegen. Personalverantwortliche greifen eigenständig auf aktuelle Mitarbeiterdaten zu genauso wie die Geschäftsführung – etwa bei der Dokumentation von Mitarbeitergesprächen per Drag-and-drop.
Durch den reduzierten manuellen Abstimmungsaufwand mit der Steuerberatung prüft CTL zudem mögliche wirtschaftliche Effekte. Erste Potenziale zur Kostenoptimierung sind identifiziert.
Nicht zuletzt profitieren auch die Nachwuchskräfte: Auszubildende können heute mit klar definierten Zugriffsrechten im System mitarbeiten – ein strukturiertes Arbeiten, das auf Basis der früheren Excel-Listen nicht realisierbar gewesen wäre.
Ausblick: Flexibles Learning für Mitarbeiterbindung
Der nächste Schritt ist bereits geplant: das HCM4all Learning-Modul. In der Logistik fehlt oft die Zeit für Schulungen an festen Terminen. Mitarbeitende haben Außentermine, Schichten ändern sich.
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„Die größte Ressource, die man im Unternehmen hat, ist immer noch das Personal“, betont Vogt. „Mitarbeiter-Retention ist heute einfach ein unheimlich wichtiger Begriff.“
Die Lösung: eine flexible Schulungsplattform, auf der Mitarbeitende Pflichtschulungen und Weiterbildungen eigenverantwortlich im individuellen Zeitfenster absolvieren. Keine festen Termine, keine Terminkonflikte – stattdessen klare Leitplanken für die Umsetzung.
„Am Ende ist es ja auch eine Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter, wenn er selbst entscheiden kann, wann mache ich was.“
Fazit: Digitale HR als Wettbewerbsfaktor in der Logistik
Mit HCM4all hat CTL seine HR-Prozesse konsequent digitalisiert und in einer zentralen Plattformlösung gebündelt und automatisiert. Das stärkt nicht nur die Effizienz in der Personalverwaltung, sondern schafft eine verlässliche Informationsbasis für alle Beteiligten – vom Vorstand bis zur Steuerberatung.
Für Logistikunternehmen mit knappen Ressourcen und hohem Kostendruck ist das Beispiel CTL ein klares Signal: Digitale HR ist nicht nur eine organisatorische Verbesserung, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
Bildmaterial ©CTL AG
Text ©CTL AG und HCM4all GmbH
