Stiftung Diakonissenhaus Friedenshort | Jugendhilfe, Eingliederungshilfe, Altenhilfe | knapp 2.000 Mitarbeitende | bundesweit
Die Stiftung Diakonissenhaus Friedenshort gehört zu den großen diakonischen Trägern in Deutschland. Mit der Evangelischen Jugendhilfe Friedenshort GmbH und der Thiele-Winkler-Haus GmbH in Berlin betreibt das Werk rund 300 Standorte – von Wohngruppen über Beratungsstellen bis zu Einrichtungen der Alten- und Eingliederungshilfe. Knapp 2.000 Mitarbeitende sorgen täglich für Menschen, die Unterstützung brauchen.
Im Arbeitsalltag zählt jede Minute. Schichten müssen besetzt, Wohngruppen betreut und Fachkräfte gefunden werden. Wenn HR-Prozesse dabei überwiegend analog laufen, entstehen Reibungsverluste. Genau an diesem Punkt hat der Friedenshort angesetzt – mit dem Strategieprojekt „Dem Personal Zukunft 2025″ und der Entscheidung für die HCM4all HR-Plattform als zentrale Lösung für Recruiting, Personalverwaltung und Learning. Ein zentraler Aspekt für Friedenshort: Die Einbindung aller Prozessbeteiligten und die Mitbestimmung der Mitarbeitervertretungen.
Inhaltsverzeichnis
Ausgangslage: Dezentrale Strukturen, fehlende Übersicht
Die Ausgangslage war geprägt von föderalen Strukturen. Jede Einrichtung organisierte ihre Personalgewinnung eigenständig. Bewerbungen gingen per E-Mail ein und landeten auf unterschiedlichen Rechnern in den Regionen. Personalakten wurden auf Papier geführt. Personalmeldungen wanderten per Fax, Scan oder Post zwischen Standorten, Mitarbeitervertretung und Zentrale – ein klassischer Medienbruch nach dem anderen.
„Das erste Jahr war für mich halt wirklich so ein Blindflug„, beschreibt Teemu Schulz, Personal Recruiter beim Friedenshort, die Situation. „Die Bewerbungen sind ja alle irgendwo in den Regionen eingegangen. Ich habe das gar nicht mitbekommen.“
Eine zentrale Karriereseite gab es nicht. Wer den Friedenshort nicht kannte, fand ihn im Netz schlicht nicht. Auswertungen und KPIs zu Recruiting-Kanälen waren kaum möglich.
Herausforderung: Fachkräftemangel trifft auf analoge Prozesse
Der Fachkräftemangel trifft die Sozialwirtschaft besonders hart. In Wohngruppen mit 24-Stunden-Betreuung fehlt jede unbesetzte Stelle sofort. Die klassische Zeitungsannonce erreichte die junge Zielgruppe längst nicht mehr.
Gleichzeitig erschwerten lange Durchlaufzeiten die interne Arbeit. Die Mitarbeitervertretung (MAV) musste Unterlagen aus Briefkästen holen, in Protokolle übertragen und unterschrieben zurückbringen. Personalmeldungen gingen durch mehrere Hände – von Einrichtungsleitung über Regionalleitung und Controlling bis zur Personalabteilung – ohne einheitlichen Informationsstand. Die Folge: viele Rückfragen, doppelte Arbeit, Zeitverlust.
Hinzu kam: Dezentrale Datenhaltung auf verschiedenen Rechnern war datenschutzrechtlich problematisch und erschwerte jede Analyse.
Zielsetzung: Transparenz, Geschwindigkeit, Zukunftsfähigkeit
Mit dem Strategieprojekt „Dem Personal Zukunft 2025″ hat der Friedenshort die Weichen gestellt. Das Projekt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz: HR-Prozesse modernisieren, Personalgewinnung und -bindung stärken, Arbeitgeberattraktivität erhöhen – und die Time-to-Hire messbar verkürzen.
Wichtig war eine Lösung, die alle Beteiligten einbindet – Einrichtungsleitungen, Personalabteilung, Controlling, Mitarbeitervertretung – und dabei nahtlos an das bestehende Abrechnungssystem KidiCap anschließt. Die Schnittstelle zu KidiCap war kaufentscheidend: Sie ermöglicht eine durchgängige Prozesskette von der Bewerbung bis zur Abrechnung.
Lösung: Eine Plattform für Recruiting, Personalakte und Learning
Nach einem strukturierten Auswahlprozess mit mehreren Anbietern entschied sich der Friedenshort für HCM4all. Die Lösung überzeugte als echte All-in-One-Plattform – nicht als Summe von Einzelmodulen, sondern als integriertes System für den gesamten Employee Lifecycle.
Die wichtigsten Vorteile:
- Zentrale Karriereseite mit Echtzeit-Aktualisierung bei Stellenänderungen
- Multiposting über JobAd Partner – der Friedenshort wird bei Suchanfragen sichtbar
- Digitale Personalmeldungen mit Kommentar-, Chat- und Historie-Funktion für alle Stakeholder
- Rollen- und Rechtekonzept für datenschutzkonforme Zugriffe – inklusive Talentpool mit Einwilligungsmanagement
- CV-Parsing für nachgereichte Unterlagen
- Schnittstelle zu KidiCap für durchgängige Prozesse bis zur Abrechnung
- Learning-Modul für Schulungen und Pflichtunterweisungen (im Aufbau)
Eine zweimonatige Testphase mit bereits konfiguriertem System gab Sicherheit. Feedbackrunden mit Regionalleitern, Einrichtungsleitungen und MAV sorgten für breite Akzeptanz vor dem Go-live.
„Mein Ansprechpartner Cristobal da Costa hat alle Fragen immer freundlich beantwortet. Das war wirklich eine richtig gute Begleitung„, sagt Stephan Hennig, MAV Süd + Gesamtmitarbeitervertretung JHFH
Umsetzung: Maximale Transparenz und massiv kürzere Durchlaufzeiten als Game Changer
Die Einführung erfolgte in Phasen. Zuerst wurde das Recruiting vollständig digitalisiert. Die Personalakte befindet sich im Aufbau, ebenso das Learning-Modul.
Der eigentliche Clou zeigt sich im Zusammenspiel aller Prozessbeteiligten: Personalmeldungen und Personalveränderungen laufen jetzt komplett über die Plattform. Alle Beteiligten – Einrichtungsleitung, Regionalleitung, Controlling, Personalabteilung und MAV – sehen denselben Stand, können kommentieren und freigeben. Die Kommentar-Funktion und die zusammengeführte Historie machen jeden Prozessschritt nachvollziehbar.
„Ich muss nur noch auf den Link klicken, bin dann bei der Personalmeldung und kann sie direkt bearbeiten. So sehe ich den gesamten Verlauf und muss nicht zwischen den Dingen hin und her springen. Das bringt einfach ganz viel Transparenz„, beschreibt Stephan Hennig, Vorsitzender der Gesamtmitarbeitervertretung.
Der Effekt: Auch wenn es „brennt“ und eine Stelle dringend besetzt werden muss, können alle Beteiligten zügig reagieren. Freigaben erfolgen schneller, Rückfragen reduzieren sich, der Weg bis zum Vertrag verkürzt sich deutlich.
Gleichzeitig verschwinden die Medienbrüche: Papier, Briefkasten, Fax, Scan, Post – all das wird durch eine zentrale Plattform ersetzt. Dokumente werden direkt abgelegt, Status und Bearbeitung sind jederzeit nachvollziehbar. Die Schränke voller Unterlagen werden perspektivisch obsolet.
Regelmäßige Jour fixes und Schulungen begleiten den Prozess. Eine offene Punkteliste dokumentiert Anpassungswünsche – und wird Schritt für Schritt abgearbeitet. Für soziale Träger empfiehlt Teemu Schulz, mehr Zeit für Schulungen einzuplanen: „Wir haben Menschen, die einfach nichts mit Computern am Hut haben. Da dauert es eine Ecke länger.„
Ergebnisse: Kürzere Reaktionszeiten, steigende Bewerberzahlen
Die Effekte zeigen sich im Tagesgeschäft:
- Rückmeldung an Bewerbende in 12–24 Stunden – statt tagelangem Warten
- Bewerberzahlen steigen kontinuierlich seit Einführung – auch weil Plattform und Portale wie Google und Indeed den Träger jetzt besser „auf dem Schirm“ haben
- 82 % der Stellenanzeigen werden auf mobilen Endgeräten aufgerufen
- Nachbesetzungszeit in Wohngruppen deutlich verkürzt
- Kein Suchen, kein Fahren, kein Kopieren für die MAV
- Volle Transparenz über Bewerbungsstatus und Personalmeldungen – inklusive nachvollziehbarer Historie für alle Prozessbeteiligten
- Datenschutzkonformität durch zentrales Rechtekonzept und regelkonforme Talentpool-Einwilligungen
- Steuerbarkeit durch zentrale Daten: KPIs zu Recruiting-Kanälen sind jetzt auswertbar – Schluss mit dem Blindflug
„Viele Bewerbende bedanken sich dafür, dass sie so schnell eine Rückmeldung bekommen haben„, berichtet Teemu Schulz.
Stimmen aus der Praxis
„So sehe ich den gesamten Verlauf und muss nicht zwischen den Dingen hin und her springen. Das bringt einfach ganz viel Transparenz in diesen Prozess. Das ist ein ganz großer Vorteil.“ Stephan Hennig
„Innerhalb von 12 Stunden bekommen die Leute eine Antwort. Das ist einfach super – und die Bewerbenden bedanken sich dafür.“ Teemu Schulz, Personal Recruiter
„Ich war tatsächlich überzeugt von dem Programm – und ich muss ehrlich sagen, ich war es nicht von Anfang an. Im Erleben sieht man dann: Oh, das geht ja auch.“ Stephan Hennig
Fazit: Digitale HR als strategischer Erfolgsfaktor
Mit HCM4all hat der Friedenshort seine HR-Prozesse von dezentralen Insellösungen auf eine zentrale Plattform umgestellt. Das stärkt nicht nur die Effizienz in der Personalverwaltung, sondern verändert die Zusammenarbeit zwischen Einrichtungen, Zentrale und Mitarbeitervertretung grundlegend.
Die wichtigsten Effekte:
- Effizientere HR-Administration ohne Medienbrüche
- Digital strukturierte Bewerbungsprozesse mit sofortiger Sichtbarkeit auf Jobportalen
- Bessere Datenqualität und Transparenz für alle Stakeholder
- Weniger Zeitverlust durch Suchen und Rückfragen
- Schnellere Freigaben durch integrierte MAV-Beteiligung
- Moderne Candidate Experience
- Gestärkte Arbeitgebermarke im Wettbewerb um Fachkräfte
- Durchgängige Prozesskette von der Bewerbung über Personalmeldung bis zur Abrechnung (via KidiCap-Schnittstelle)
Für soziale Träger mit ähnlichen Herausforderungen ist das Beispiel Friedenshort ein klares Signal: Digitale HR ist nicht nur eine organisatorische Verbesserung, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor für nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
