Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen – auch dann, wenn sie bislang von dieser Pflicht befreit waren. Für Unternehmen ist das ein guter Anlass, die eigenen HR-Prozesse und die Ablage von Personaldokumenten genauer unter die Lupe zu nehmen.
Inhaltsverzeichnis
Was ändert sich 2027?
Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist grundsätzlich bereits seit 2022 vorgeschrieben. Arbeitgeber konnten sich allerdings auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führungspflicht somit auch für Unternehmen, die bisher eine entsprechende Befreiung genutzt haben.
Grundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Welche Unterlagen müssen digital vorliegen?
Die Regelung betrifft bestimmte ergänzende Entgeltunterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen relevant sind.
Dazu gehören beispielsweise:
- Nachweise zum Aufenthaltsstatus und zur Arbeitserlaubnis
- Unterlagen zur Sozialversicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
- Anträge und Erklärungen bei geringfügiger Beschäftigung
- Bestimmte Meldungen und Bescheinigungen der Krankenkassen
- Nachweise zur Pflegezeit und weitere gesetzlich definierte Unterlagen
Wichtig: Nicht die gesamte Personalakte muss aufgrund dieser Regelung digitalisiert werden. Der gesetzlich vorgeschriebene Umfang ist klar abgegrenzt.
Müssen bestehende Personalakten rückwirkend digitalisiert werden?
Nein. Eine pauschale Verpflichtung, sämtliche bisher in Papierform geführten Personalakten nachträglich zu digitalisieren, besteht nicht.
Entscheidend ist, wann die jeweiligen Unterlagen und Vorgänge entstehen. Unternehmen sollten dennoch prüfen, wie sie ihre bestehenden Ablagestrukturen künftig organisieren möchten.
Denn unabhängig von der gesetzlichen Mindestanforderung gilt: Wer Personaldokumente zentral und strukturiert verwaltet, spart Zeit bei der täglichen HR-Arbeit und kann angeforderte Unterlagen deutlich einfacher bereitstellen.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Der Jahreswechsel rückt näher. Deshalb empfiehlt es sich, die eigenen Prozesse rechtzeitig zu überprüfen:
- Welche Unterlagen werden heute noch ausschließlich in Papierform geführt?
- Wo werden digitale Personaldokumente abgelegt?
- Sind Dokumente eindeutig den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet?
- Lassen sich benötigte Unterlagen schnell finden und einzeln bereitstellen?
- Sind Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klar geregelt?
Eine digitale Personalakte kann dabei helfen, Dokumente zentral, strukturiert und nachvollziehbar zu verwalten.
HR-Prozesse sinnvoll digitalisieren
Die gesetzlichen Anforderungen sind ein konkreter Anlass, die Digitalisierung der Personalverwaltung voranzubringen. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung einzelner Vorgaben, sondern auch um effizientere Abläufe, weniger Suchaufwand und mehr Transparenz im Personalmanagement.
Mit HCM4all lassen sich Personaldokumente digital verwalten und zentral den Mitarbeitenden zuordnen. So schaffen Unternehmen eine strukturierte Grundlage für ihre tägliche Personalarbeit.
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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung.
