Die Cloud ist im Business angekommen, wobei SaaS besonders beliebt ist. Mit einer Ausnahme. Wenn es um personenbezogene und sensible Daten geht, sind die Bedenken gegenüber technischen Lösungen doch noch vorhanden. In Deutschland nutzen rund ein Viertel der HR-Abteilungen Cloud-Lösungen, um ihre Daten zu verarbeiten und zu speichern. Dies geht aus einer Studie des Marktforschungsunternehmen International Data Corporation hervor. Woran liegt das und wie lässt sich den Bedenken der HR-Szene begegnen?
Inhaltsverzeichnis
Datenschutz als Top-Thema für HR-Manager
Statistisch gesehen sind sich drei von vier HR-Managern nicht sicher, ob die derzeit aktuellen Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden. Mit Blick auf die EU-Datenschutzgrundverordnung, die ab 2018 in Kraft tritt, dürfte sich dies noch weiter verschärfen. Genau aus diesem Grund muss das Thema Datenschutz von allen Firmen genauer unter die Lupe und entsprechend priorisiert werden.
Tag für Tag landen Bewerbungsunterlagen, Daten, Verträge und Abrechnungen auf den Schreibtischen der HR-Abteilungen. Dabei gilt es nicht nur hier, ein höchstes Maß an Vertraulichkeit zu wahren, sondern auch beim Verwalten, Dokumentieren, internen Versenden und Aufbewahren. Verantwortliche müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.
Bei der Wahl eines Datenschutz-konform arbeitenden Cloud-Anbieters gilt es daher einige relevante Fragen zu klären:
- Sitzen die Server für die Speicherung der Daten in Deutschland?
- Ist das Rechenzentrum ISO-zertifiziert?
- Läuft die Übertragung der Daten verschlüsselt ab?
- Gibt es keine Bedenken in Sachen Auftragsdatenverarbeitung?
- Sind die AGB des Dienstleisters als unbedenklich einzustufen?
- Gibt es Referenzen seitens des Anbieters?
- Bietet der Anbieter eine gute Erreichbarkeit?
Mit Antworten auf diese Fragen sind HR-Manager in der Lage eine bewusste und positive Entscheidung im Sinne des Datenschutzes treffen – für eine cloudbasierte Management-Software und gleichermaßen für einen effektiveren und zeitsparenderen HR-Prozess.
Cloud-Dienstleister setzen auf Transparenz
Für ein Cloud-Unternehmen ist es von oberster Priorität – wie bei jedem Unternehmen – möglichst stabil und wirtschaftlich zu agieren. Das funktioniert nur mit einer entsprechend hohen Nutzerbasis, die wiederum Wert auf größtmögliche Transparenz legt. Viele Cloud-Anbieter haben reagiert und berücksichtigen bereits jetzt die EU-Datenschutzgrundverordnung 2018. Neben einer deutlich höheren Offenheit und Dokumentation sind Anbieter zur Einhaltung von Verhaltensregeln und für die Sicherheit der Daten verantwortlich. Datenschutzzertifikate und Gütesiegel können daher dabei helfen, den passenden Cloud-Anbieter auszuwählen.
Die größte Sicherheit bieten zertifizierte Rechenzentren, die mit den Gütesiegeln ISO 9001 und ISO/IEC 27 001 aufwarten können – den bekannten DIN-Normen, bei denen Kunden von einer maximalen Zuverlässigkeit profitieren können. Bei diesen Anbietern kommen nicht nur die höchsten Sicherheitsstandards zum Einsatz, sondern auch die Wartung wird entsprechend priorisiert.
Die Qual der Wahl
Sind die obigen Fragen positiv beantwortet, steht die HR-Abteilung vor dem nächsten Schritt. Der Wahl des Anbieters. HR-Manager sollten sich fragen, welcher der Anbieter, nicht nur kurzfristig die Anforderungen erfüllen kann, sondern mittel- und langfristig gut aufgestellt ist und als Partner agieren kann. Weitere entscheidende Faktoren sind die intuitive Handhabung, Benutzerfreundlichkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis. Doch nichts führt am Ausprobieren vorbei. Webinare und ein kostenfreies Demosystem, zur Verfügung gestellt vom Anbieter, können meist am besten Klarheit geben, welcher Anbieter zu welchem Kunden passt.
In eigener Sache: Auch wir entwickeln HCM4all nach deutschen Standards und orientieren uns stets an der aktuellen Gesetzgebung. Dabei kommen regelmäßige Penetrationstests genauso zum Einsatz wie ein ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum, ein umfassendes Datenschutzgutachten, Hosting in Deutschland und mehr. Sprechen Sie uns an, wir beantworten Ihre Fragen.
Beitragsbild @ Juststock von getty Images
