In der heutigen Zeit ist HR-Software für Unternehmen jeder Größe ein unverzichtbares Instrument, um effiziente Personalarbeit zu gewährleisten. Digitale HR-Prozesse mit HR-Systemen bieten zahlreiche Vorteile für Bewerbende, Führungskräfte und insbesondere für HR-Mitarbeitende. Sie machen die Personalarbeit schnell, nachhaltig und sogar unterhaltsam. Zudem unterstützen sie beim Beschaffen, Halten und Entwickeln von Talenten.
Allerdings kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, wenn man eine neue HR-Software einführen möchte oder sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt. Zunächst sollte man die eigenen Anforderungen an eine HR-Software fixieren und dann das Angebot am Markt prüfen. Mit über 250 HR-Software Lösungen am Markt, verschiedenen Anbietern aus dem Ausland, Insellösungen und ganzheitlichen Systemen, Best-Preis-Angeboten und vielen weiteren vermeintlichen Vorteilen fällt die Wahl oft schwer.
Viele Fragen tauchen vor, während und nach der Entscheidungsfindung auf, zum Beispiel:
- Habe ich an alles gedacht?
- Ist genau dieser Anbieter wirklich der Richtige? Ist das Angebot marktgerecht?
- Was passiert nach dem Vertragsabschluss? Wie sieht die Implementierung aus?
- Wer hilft mir bei konkreten Fragen?
- Welche Systeme können miteinander verbunden werden?
- Was benötige ich zur ganzheitlichen HR-Digitalisierung?
Es ist klar zu erkennen, dass die Auswahl und Einführung einer neuen HR-Software kein einfaches Unterfangen sind. Daher schauen wir uns die einzelnen Punkte einmal genauer an.
Inhaltsverzeichnis
Welche Vorteile hat eine HR-Software?
Klar ist: Eine HR-Software bietet viele Vorteile, die oft erst ersichtlich werden, wenn sie im Alltag wirklich genutzt und ausgereizt werden.
Die passende HR-Software kann zu erheblichen Verbesserungen im Personalmanagement einer Organisation führen. Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von HR-Software sind wie folgt:
- Entlastung von administrativen Aufgaben und Zeitersparnis durch Standardisierung von Aufgaben und Prozessen,
- Etablierung einer einheitlichen HR-Datenbasis über Unternehmen, Standorte und Länder hinweg, Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams
- effiziente Abläufe und schneller Zugang auf alle relevanten Informationen ohne Medienbruch
- Kostenreduzierung durch Vereinfachung und Verschlankung von Prozessen
- Sicherstellung der sicheren Speicherung von HR-Daten und Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO
- Vereinfachung der Datenerfassung
- Verbesserung der Analyse- und Berichterstellungsmöglichkeiten
- Bietet hohe Benutzerfreundlichkeit, auch für Manager und Mitarbeitende durch Funktionen wie Employee-Self-Services und Manager-Self-Service
- bessere mobile Möglichkeiten über Smartphones und Tablets
- Abstimmung zwischen Vorstand, Fachbereich, HR und dem Betriebsrat bzw. der Mitarbeitervertretung ist gewährleistet
Checkliste: Was zeichnet eine gute HR-Software aus?
Eine gute HR-Software zeichnet sich durch ganzheitliche Ansätze aus, die auf HR Best Practice setzen und die Vernetzung innerhalb des Unternehmens verbessern. Sie ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und vereinfacht viele Abläufe im Personalwesen, wodurch Zeit und Geld gespart werden können und die Nerven geschont werden. Dabei ist es wichtig, die Pain-Points in der täglichen Arbeit zu erkennen und zielgerichtet zu definieren, in welchem Umfang und Zeithorizont die daraus entstehenden Anforderungen an die HR-Software am besten abgedeckt werden können – auch unter Berücksichtigung der Zukunftssicherheit. Die einzelnen Funktionen und Module sollten ineinandergreifen, von Recruiting, Bewerbermanagement und Talentmanagement über Mitarbeiterverwaltung bis hin zu Weiterbildung und Learning, um eine exzellente und ineinandergreifende Candidate- und Employee-Journey zu gewährleisten.
Unsere Checkliste hilft, die wichtigsten Anforderungen an eine neue HR-Software durchzugehen.
- Personalverwaltung: Die HR-Software sollte eine ganzheitliche Personalverwaltungsfunktion bieten, welche sämtliche bedeutenden HR-Prozesse abdeckt. Hierzu gehören beispielsweise Personalbeschaffung, Onboarding, Mitarbeiterverwaltung sowie Mitarbeiterentwicklung.
- Self-Service-Optionen: Eine wichtige Funktion, die die HR-Software bereitstellen sollte, sind Self-Service-Optionen, die den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihre persönlichen Daten, Urlaubsanträge und andere HR-Anforderungen selbstständig zu verwalten und Zugang zu den Online-Lernmaßnahmen zu erhalten. Dadurch wird die Arbeit der HR-Abteilung reduziert und gleichzeitig den Mitarbeitenden eine höhere Autonomie und Zufriedenheit ermöglicht.
- Nutzerfreundlichkeit: Die Software für das HR-Management sollte eine moderne user-freundliche Benutzeroberfläche aufweisen, die einfach zu bedienen ist und eine klare Navigation bietet, um eine effektive und effiziente Verwendung zu gewährleisten. Eine intuitive Navigation ermöglicht den Mitarbeitenden und Führungskräften, schnell die gewünschten Funktionen und Informationen zu finden, was die Zeit für die Verwaltung von HR-Prozessen reduziert und die allgemeine Zufriedenheit mit der Software erhöht.
- Möglichkeit zur Automatisierung: Die HR-Software sollte in der Lage sein, wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben wie beispielsweise die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträgen automatisch zu erledigen, um die Arbeit zu vereinfachen und menschliche Fehler zu minimieren. Eine solche Automatisierung ermöglicht es den HR-Abteilungen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Kreativität und Expertise erfordern, während gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von HR-Prozessen erhöht wird.
- Integration mit anderen Tools: Die HR-Software sollte generell einen hohen Funktionsumfang beinhalten der sowohl die Bewerbenden, die Mitarbeitenden und die Organisation gleichermaßen in den Fokus stellt. Die Integration dieser HR-Software mit anderen Systemen wie Lohnabrechnung, Stellenportalen, Social-Media-Plattformen oder Reisekostenmanagement ist von großer Bedeutung. Die HR-Software sollte nahtlos mit diesen Systemen integrierbar sein, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams zu erleichtern. Eine solche Integration ermöglicht die automatische Übertragung von Daten zwischen den Systemen, was zu einer höheren Effizienz und Genauigkeit führt. Eine reibungslose Integration ist auch wichtig, um redundante Dateneingaben und Doppelerfassungen zu vermeiden und eine konsistente Datenbasis zu gewährleisten.
- Compliance ist ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung und Aktualisierung von Software. Es ist entscheidend, dass die Software in Übereinstimmung mit allen relevanten Arbeitsgesetzen und -vorschriften entwickelt wird, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Software sicher und zuverlässig verwendet werden kann, ohne dass Verstöße gegen Arbeitsgesetze oder -vorschriften auftreten. Compliance sollte daher immer ein wichtiger Bestandteil des Entwicklungsprozesses sein, um sicherzustellen, dass die Software den höchsten Standards entspricht.
- Datenschutz und Sicherheit haben bei der Entwicklung von HR-Software oberste Priorität. Eine HR-Software muss einen hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandard bieten, um sicherzustellen, dass die persönlichen und sensiblen Mitarbeiterdaten in sicheren Händen sind. Die Software sollte daher entsprechende Sicherheitsmechanismen beinhalten, wie zum Beispiel Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Überwachung von Nutzeraktivitäten. Darüber hinaus sollten die Entwickler regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen durchführen und angemessene Maßnahmen ergreifen, um Schwachstellen zu beheben und den Schutz der Daten zu gewährleisten. Mit einer HR-Software, die einen hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandard bietet, können Unternehmen sicher sein, dass sie die Mitarbeiterdaten sicher und zuverlässig verwalten.
- Berichterstattung: Die Berichterstattungsfunktion ist ein wesentlicher Bestandteil einer HR-Software. Sie ermöglicht es HR-Managern, detaillierte Berichte zu erstellen und somit wertvolle Einblicke in die HR-Prozesse zu gewinnen. Mit der Möglichkeit, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen, können HR-Manager die Performance und Effektivität der HR-Prozesse messen und potenzielle Schwachstellen erkennen. Darüber hinaus können sie fundierte Entscheidungen treffen und HR-Strategien entwickeln, die auf Daten und Fakten basieren. Eine HR-Software, die eine robuste Berichterstattungsfunktion bietet, ist daher unverzichtbar für Unternehmen, die ihre HR-Abteilung optimieren möchten.
- Mitarbeiterbindung: Eine HR-Software sollte über Funktionen verfügen, die dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiterbewertungen und -feedback, Karrieremöglichkeiten und umfassende Schulungsprogramme und eLearnings. Mitarbeiterbewertungen und -feedback ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Meinungen und Bedürfnisse zu äußern und sich gehört zu fühlen. Auf diese Weise können HR-Manager Probleme identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitsbedingungen und -zufriedenheit zu verbessern. Karrieremöglichkeiten und Schulungsprogramme bieten den Mitarbeitenden Perspektiven und fördern ihre berufliche Entwicklung, was wiederum zur Mitarbeiterbindung beiträgt. Eine HR-Software, die solche Funktionen bereitstellt, kann Unternehmen dabei unterstützen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterentwicklung zu verbessern.
- Mobile: In der heutigen Zeit ist Mobilität ein entscheidender Faktor bei der Entwicklung von HR-Software. Eine moderne HR-Software sollte daher auch über mobile Apps verfügbar sein, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, auf ihre HR-Daten zuzugreifen und ihre HR-Anforderungen über ihre mobilen Geräte zu verwalten. Durch die Nutzung von mobilen Apps können die Mitarbeiter jederzeit und überall auf ihre HR-Daten zugreifen, was ihre Flexibilität erhöht und ihnen Zeit spart. Außerdem ermöglicht es den HR-Managern, schnell auf Anfragen zu reagieren und Anfragen von unterwegs aus zu bearbeiten. Eine HR-Software, die über mobile Apps verfügt, ist daher ein wichtiger Bestandteil einer modernen HR-Abteilung und kann zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
- Skalierbarkeit: Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl einer HR-Software ist deren Skalierbarkeit. Eine gute HR-Software sollte in der Lage sein, sich an das Wachstum eines Unternehmens anzupassen, ohne dabei Abstriche bei der Funktionalität machen zu müssen. Wenn Unternehmen wachsen, ändern sich auch ihre Anforderungen an die HR-Software. Es ist daher wichtig, dass die Software flexibel genug ist, um sich an die sich ändernden Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen. Eine skalierbare HR-Software kann Unternehmen dabei unterstützen, die HR-Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten, indem sie eine nahtlose Integration mit anderen Systemen ermöglicht und den HR-Managern die notwendigen Tools zur Verfügung stellt, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.
- Support: Ein zuverlässiger und reaktionsschneller Kundensupport ist von großer Bedeutung bei der Wahl eines HR-Software-Anbieters. Es ist wichtig, dass der Anbieter einen effektiven Kundensupport bereitstellt, der schnell auf Fragen und Probleme reagiert. Eine kompetente Unterstützung ist notwendig, um den reibungslosen Betrieb der Software sicherzustellen und Probleme schnell zu lösen, um den Arbeitsablauf nicht zu beeinträchtigen.
- Schulungs-Funktionen: Eine umfassende Schulung und Unterstützung sind wesentliche Aspekte, die eine HR-Software bieten sollte. Ziel ist es, sicherzustellen, dass sowohl HR-Manager als auch Mitarbeitende die Software bestmöglich nutzen können. Die Software sollte daher eine effektive Schulung bereitstellen, um sicherzustellen, dass jeder Benutzer mit den Funktionen und dem Einsatz der Software vertraut ist. Eine kontinuierliche Unterstützung durch den Anbieter ist auch notwendig, um Fragen zu beantworten und bei Problemen zu helfen, um sicherzustellen, dass die Software effektiv eingesetzt wird.
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