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Darum wird ein strukturierter Onboarding-Prozess immer wichtiger.
Warum ist es essentiell, auf effektives Onboarding zu setzen? Onboarding, also das Integrieren von neuen Mitarbeitenden, ist entscheidend, um diese von Beginn an zu begeistern und schlussendlich dauerhaft im Unternehmen zu halten. Lediglich 12 % der neu eingestellten Mitarbeitenden empfinden den Onboarding-Prozess ihres Unternehmens als gut. Im Gegensatz dazu fühlen sich 91 % derjenigen, die ein effizientes Onboarding durchlaufen haben, stark mit ihrer Arbeit verbunden, was sich positiv auf Produktivität und Mitarbeiterbindung auswirkt. Es gibt jedoch eine erhebliche Diskrepanz zwischen der aktuellen Wahrnehmung der Mitarbeitenden bezüglich der Onboarding-Programme und dem, was HR noch erreichen könnte. Was ist also die Lösung? Einfach gesagt, implementieren Sie einen strukturierten und reibungslosen Onboarding-Prozess.
Ein gut organisierter Einführungsprozess samt den zugehörigen Maßnahmen zahlt sich aus: Hierdurch fühlen sich Neuzugänge umgehend willkommen, fügen sich rasch in das bestehende Team ein, setzen sich für die Firma ein und leisten somit einen Beitrag zum Erfolg. Die richtige HR-Software hilft dabei, das Pre- und Onboarding strukturiert und ohne Pannen ablaufen zu lassen. Und ganz wichtig, für HR reduziert sich der Aufwand deutlich: Mit intelligenten Plänen lässt sich vom HR-Onboarding, über IT- und Sicherheitseinweisungen bis hin zu Trainings und Schulungen nicht nur alles planen, sondern die Aufgaben an die richtigen Ansprechpersonen zu weisen. Das sorgt für einen reibungslosen Prozess.
Besonders in Zeiten von Fachkräftemangel, immer stärkerer Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt und dem generellen Wandel vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt ist das Onboarding besonders wichtig. Das Onboarding ist der wichtigste Hebel, um zu verhindern, dass Mitarbeitende schon von Anfang an unzufrieden sind. Nach den Anstrengungen und Ressourcen, die in das Akquirieren von Personal investiert wurden, sind Kündigungen – gerade zu Beginn – äußerst kostspielig.
Ein durchdachtes Onboarding strebt drei Hauptziele an:
- Fachliche Integration der Neuzugänge, Vertraut machen mit den täglichen Aufgaben und Ansporn zur Selbstständigkeit.
- Knüpfen von Kontakten zu den Kollegen und Eingliederung in das Team.
- Vermittlung der Firmenkultur, der gemeinsamen Werte sowie der üblichen Strategien und Abläufe.
Während des Recruiting-Prozesses legen Personalverantwortliche Wert darauf, ausschließlich die qualifiziertesten Kandidaten auszuwählen. Abhängig von der Branche kann dieser „Kampf um Talente“ zeitaufwendig und besonders kostenintensiv sein. Es wäre kontraproduktiv, diese Erfolge durch mangelhaftes Onboarding zu gefährden. Besonders alarmierend ist die Tatsache, dass nahezu ein Drittel der qualifizierten Angestellten bereits während der Probezeit oder im ersten Jahr wieder ausscheiden – dann gilt es, die Suche erneut aufzunehmen.
Preboarding: Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass die Einarbeitung erst mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden beginnt, tatsächlich startet sie jedoch deutlich früher. Auch die Employee Journey beginnt schließlich nicht erst am ersten Arbeitstag. Eine gut strukturierte Einarbeitung gliedert sich in drei Abschnitte: das Preboarding, das Onboarding und die Integration.
Die sogenannte Preboarding-Phase erstreckt sich von der Unterzeichnung des Vertrags bis zum ersten Arbeitstag. Gerade jetzt gilt es, den neuen Mitarbeitenden nicht zu vernachlässigen, sondern den Kontakt aufrechtzuerhalten, Informationen bereitzustellen und eine Beziehung zu entwickeln. Es ist ratsam, regelmäßig nach dem Wohlbefinden des neuen Mitarbeitenden zu fragen, offene Fragen zu beantworten und den Ablauf des ersten Arbeitstags frühzeitig zu klären. Dies festigt zusätzlich das Image als attraktiver Arbeitgeber.
Auch in organisatorischer Hinsicht gibt es im Vorfeld einige Punkte zu klären:
- Sind alle vertraglichen Angelegenheiten geregelt?
- Sind Hardware und Software einsatzbereit?
- Wurden alle erforderlichen Zugriffsrechte und Passwörter erstellt?
- Müssen eventuell zusätzliche Softwarelizenzen erworben werden?
Bereiten Sie alle Arbeitsmittel sowie gegebenenfalls Dienstkleidung, Firmenfahrzeug, Diensthandy usw. vor. Verfügt der neue Mitarbeitende über alle notwendigen Informationen für den ersten Arbeitstag und weiß, wann und wo er sich bei wem melden muss?
Warum auf Preboarding setzen?
Oft vergehen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag mehrere Monate, zum Beispiel wenn neue Mitarbeitende noch Kündigungsfristen einhalten müssen. Dieser Zeitraum birgt für das neue Unternehmen immer die Gefahr, dass das zukünftige Teammitglied noch bessere Angebote erhält. Dann startet im schlimmsten Fall der Suchprozess wieder neu und die gesamte Planung gerät durcheinander. Daher ist die Preboarding Phase so wichtig, damit die baldigen Mitarbeitenden merken, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben.
Diese sieben Punkte sollte ein gelungenes Onboarding enthalten
1. Der richtige Empfang
Freundlicher Empfang am ersten Arbeitstag Der erste Eindruck zählt am meisten. Zeigen Sie sich herzlich und bemühen Sie sich, die Nervosität des neuen Mitarbeitenden zu mindern. Ihr Ziel sollte es sein, den ersten Arbeitstag durch eine entspannte Atmosphäre so angenehm wie möglich zu gestalten, dabei jedoch einen strukturierten Tagesablauf beizubehalten. Auch eine Geste wie ein Blumenstrauß, eine Begrüßungskarte oder ein kleines Präsent am Arbeitsplatz kann viel bewirken.
Egal ob neue Mitarbeitende an einem anderen Standort als das HR-Team, im Homeoffice oder eben direkt nebenan anfangen: Onboarding heißt Wertschätzung zeigen und das kann – mit unterschiedlichen Mitteln – auch ohne direkten Kontakt klappen. So kann ein Welcome-Päckchen auch zum Mitarbeitenden nach Hause geschickt werden.
2. Basisausstattung bereitstellen:
Arbeitsmittel und Arbeitsumgebung Es ist selbstverständlich, dass der Arbeitsbereich des neuen Mitarbeitenden vorbereitet und die erforderliche Hardware und Software zur Verfügung gestellt wird. Würden neue Mitarbeitende am ersten Tag alles selbst organisieren müssen, wäre dies ein absolutes No-Go und könnte im schlimmsten Fall zu einer frühzeitigen Kündigung führen. Um einen hohen Mitarbeiterwechsel zu Beginn zu verhindern und einen reibungslosen Einstieg sicherzustellen, sollten Sie als Arbeitgeber spätestens am ersten Tag folgende Dinge proaktiv bereitstellen:
- komplett eingerichteter Arbeitsplatz: PC/Laptop (mit Software und Zugängen), Monitor, Maus, Tastatur, Bürostuhl, Tisch und Schreibmaterialien
- bei Bedarf Übergabe von Dienstwagen, Diensthandy und Dienstkleidung
- Gewährleistung des Zugangs zum Büro, bei Bedarf Übergabe von Türchip, Schlüssel oder Sicherheitszugängen etc.
- Zugang zum Mitarbeiterportal des HR-Systems und damit zum Onboarding-Plan
3. Das Team kennenlernen
Bedenken Sie, dass neue Mitarbeitende bei einem Jobwechsel nicht nur neue Aufgaben und ein neues Unternehmen, sondern insbesondere auch neue Kollegen antreffen, mit denen sie den Großteil ihres Tages verbringen. Der soziale Aspekt spielt eine zentrale Rolle bei einem Arbeitsplatzwechsel. Legen Sie die Grundlage dafür, dass sich Neuzugänge rasch integrieren und Beziehungen zu den bestehenden Mitarbeitenden aufbauen können. Eine kurze Vorstellungsrunde am Anfang kann dabei helfen, das Eis zu brechen und den bestehenden Teammitgliedern wesentliche Informationen über das neue Mitglied zu vermitteln.
Zum Onboarding gehören auch gemeinsame Pausen – es sollte vermieden werden, dass neue Mitarbeitende ihre Mittagspause alleine verbringen oder selbst nach Gesellschaft suchen müssen.
Überlegen Sie daher, ob Sie eine informelle Mittagsrunde arrangieren. In entspannter Atmosphäre am Mittagstisch können sich dann Gelegenheiten ergeben, die neuen Teammitglieder auch auf persönlicher Ebene besser kennenzulernen. Dies gilt ebenso für Kaffeepausen oder kurze Unterhaltungen auf dem Gang.
Das Ganze geht natürlich auch digital: gemeinsame Kaffee Breaks oder Nachmittagspausen, um die Kollegen besser kennen zu lernen, helfen beim Ankommen im neuen, digitalen Umfeld.
4. Ansprechpartner festlegen und bereitstellen
Da die Aufgabe der Personalverantwortlichen oft darin besteht, neue Mitarbeitende lediglich zu begrüßen und eine kurze Einführungsrunde zu halten, ist es von großer Bedeutung, dass Neuzugänge zügig herausfinden, wer in den nächsten Wochen für ihre Einarbeitung relevant ist und ihnen diese Personen auch direkt vorgestellt werden.
Neben der fachlichen Kontaktperson, in der Regel die Teamleitung, ist die Implementierung eines Buddy-Systems während des Onboardings ratsam. Als Buddy oder Mentor agieren Mitarbeitende auf der gleichen Hierarchieebene, deren Hauptaufgabe die soziale Integration der neuen Kollegen ist und die dafür sorgen, dass diese sich gut in der Gruppe eingliedern.
Die relevanten Kontaktpersonen sowie der Buddy sollten im Vorfeld über ihre Rolle informiert sein und aktiv in den Einarbeitungsprozess integriert werden. Auf diese Weise können sie sich optimal auf ihre Funktion im Onboarding-Prozess vorbereiten.
5. Das Unternehmen kennenlernen
Um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende fachlich rasch auf den neuesten Stand kommen und ihr Know-how einsetzen können, ist es unerlässlich, dass sie sowohl das Unternehmen als auch die angebotenen Produkte und Dienstleistungen genau verstehen. Daher ist eine detaillierte Präsentation der Branche und der verschiedenen Produkte eine der grundlegenden Maßnahmen während des Onboardings. Insbesondere wenn neue Teammitglieder nicht täglich mit den Unternehmensprodukten zu tun haben, wie beispielsweise in der Buchhaltung oder im Controlling, bleibt es essenziell, ihnen dennoch ein Basiswissen über das Produktangebot zu vermitteln. Eine Einführung in die Struktur der Unternehmenswebsite ist ebenfalls empfehlenswert.
Zusätzlich sollte im Rahmen des Onboardings dem neuen Mitarbeitenden auch eine Schulung in der häufig verwendeten Software angeboten werden.
Im Rahmen des Onboardings ist die Präsentation zentraler organisatorischer Regelungen wichtig. Stellen Sie Informationen zu Arbeitszeiten, Krankmeldung, Meetings und weiteren Gepflogenheiten bereit, am besten digital und wiederum unterstützt durch die angelegten Onboarding-Pläne. Das Ziel ist, dass Mitarbeitende stets Zugang zu diesen Informationen haben und wissen, wo sie zu finden sind. Spezifische Prozesse im Arbeitsbereich des Neuzugangs sollten vom Team erläutert werden.
Ein Organigramm mit Namen, Kontaktdaten und Bildern der Mitarbeitenden hilft neuen Kollegen, den Überblick zu behalten und die Zuständigkeiten im Unternehmen zu verstehen.
Ein Unternehmensrundgang fördert die Orientierung und gibt Einblick in verschiedene Bereiche, auch in jene, mit denen der Mitarbeitende möglicherweise weniger in Berührung kommt.
6. Das Leitbild des Unternehmens vermitteln
Selbst wenn das Leitbild des Unternehmens auf der Website festgehalten ist, wird es erst durch die aktive Umsetzung durch die Belegschaft lebendig. Insbesondere wenn ein neuer Mitarbeitender aus einem unterschiedlichen Kontext kommt, etwa von einem Großunternehmen zu einem Startup, ist es entscheidend, die Unternehmenskultur während des Onboardings zu vermitteln. Was sind die Grundprinzipien des Unternehmens? Welche Werte werden vertreten? Auch teaminterne Werte, wie der Umgang miteinander und die Arbeitsweise, sind Teil der Unternehmenskultur und sollten von Anfang an transparent kommuniziert werden. Dies fördert das Gefühl der psychologischen Sicherheit im Team.
Daher ist es ratsam, sich während des Onboardings Zeit zu nehmen, um – zusätzlich zu organisatorischen Aspekten – auch die langfristige Strategie des Unternehmens darzulegen. Welche Ambitionen hat das Unternehmen? Wie sollen diese in den kommenden Monaten umgesetzt werden? Mit diesem Verständnis kann der neue Mitarbeitende frühzeitig zur Zielerreichung beitragen.
Es ist jedoch nicht nur im Hinblick auf den Unternehmenserfolg zentral, mit dem neuen Mitarbeitenden auf einer Wellenlänge zu sein, sondern auch bezüglich der persönlichen Erwartungen. Überlegen Sie:
- Welche Erwartungen haben Sie an den neuen Kollegen in den ersten Wochen?
- Welche Ziele strebt das Team in den nächsten Monaten an?
- Wie kann der neue Mitarbeitende dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen?
7. Von Anfang an fordern und fördern
In der ersten Woche startet ein neuer Mitarbeitender in der Regel mit viel Energie. Dieses erhöhte Engagement sollte genutzt werden, um die Mitarbeitenden von Beginn an zu fordern, damit sie sich zügig an das Arbeitstempo und die Erwartungen anpassen können.
Es ist ratsam, dem Neuzugang bereits während des Onboardings interessante Aufgaben zu übertragen und zu prüfen, wie viel Verantwortung schrittweise übergeben werden kann. Langeweile und Unterforderung könnten nämlich Gründe für eine Kündigung seitens der neuen Mitarbeitenden sein.
Weiterbildung stellt ebenfalls einen bedeutenden Aspekt für Neuzugänge dar. Bieten Fortbildungen, Workshops oder Seminare an – am besten digital und im Mitarbeiterportal integriert – um die kontinuierliche Entwicklung des neuen Mitarbeitenden zu fördern und zu zeigen, dass dem Unternehmen seine persönliche Entwicklung am Herzen liegt. Solche Investitionen rentieren sich letztendlich immer.
Offboarding – Es zählt auch der letzte Eindruck
Offboarding wird oft vernachlässigt, wenn Mitarbeitende, deren Verbleib erwünscht war, kündigen, was Unsicherheit im Team verursacht. Dies kann aus Zeitmangel oder Unbehagen seitens aller Beteiligten geschehen. Dennoch ist ein sorgfältiger Offboarding-Prozess mehrfach lohnenswert, um soziale Verantwortung zu zeigen, Imageverlust und rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Wenn scheidende Mitarbeitende sich wertgeschätzt fühlen, sind sie eher bereit, Wissen zu teilen und den Übergang zu erleichtern. Ehemalige Mitarbeitende sind zudem Unternehmensbotschafter. Das Verständnis der Trennungsgründe und möglicher Unzufriedenheit kann zukünftige Fluktuation reduzieren. Bei unfreiwilligem Ausscheiden hilft professionelles Offboarding, Konflikte und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
