Vor der Corona-Pandemie war es für viele Unternehmen undenkbar, dass Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten. Mittlerweile ist dies zwar kaum noch vorstellbar, aber Home Office war mehr Ausnahme, als Regel. Doch im März 2020 plötzlich die Kehrtwende: Unternehmen waren von heute auf morgen dazu angehalten, auf Remote Work umzurüsten, um die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten. Und kaum eineinhalb Jahre später scheint es, als hätte es nie ein „davor“ gegeben. Denn es wurde deutlich: dezentrale Zusammenarbeit und virtuelle Kommunikation sind machbar! Und zwar viel unkomplizierter und produktiver, als gedacht.
Nun, da die Homeoffice Pflicht aufgehoben wurde und sich so etwas wie ein „new normal“ einstellt ist die Frage: wie werden wir in Zukunft arbeiten? Gehen wir zurück in die „alte“ Welt des Arbeitens, oder werden sich die neuen Arbeitsweisen fest etablieren? In Deutschland arbeitet im August diesen Jahres nach einer Schätzung des Münchner ifo-Institus nur noch etwa jeder vierte Beschäftigte von zu Hause aus. Allerdings nach Branchen recht unterschiedlich verteilt. Vor allem nach dem Ende der Home Office Pflicht ist die Zahl nach oben gegangen. Gründe hierfür liegen in erster Linie darin – neben der Aufforderung durch den Arbeitgeber -, dass Beschäftigte den direkten Kontakt und Austausch mit den KollegInnen suchen.
Einige Mitarbeitende können die Rückkehr ins Büro kaum erwarten, wohingegen andere am liebsten gar nicht mehr wiederkommen würden. Hybird Work als neues Trendwort könnte die Antwort auf die Fragen lauten, wie wir in Zukunft arbeiten werden und darauf, wie sich die verschiedenen Bedürfnisse, die zwischen Flexibilität und sozialem Kontakt liegen, bestmöglich miteinander vereinbaren lassen.
Von Remote Work zu Hybrid Work
Keine Frage: die Pandemie hat die Art wie wir arbeiten (und leben) grundlegend verändert. Viele sind von heute auf morgen von nine-to-five im Büro, zu Home Office non-stop gewechselt. Aber während einigen die Umstellung aufgrund der Isolation, den nebenbei zu betreuenden Kindern oder den lauten Nachbarn schwergefallen ist, haben andere die neue Situation und die Vorzüge der Arbeit von Hause genossen. Zwar hat für viele der Umzug ins Home Office zunächst nur eine Verschiebung des Arbeitsortes bedeutet, doch nach und nach hat sich auch eine Verschiebung bzw. Flexibilisierung der Arbeitszeit eingeschlichen, welche viele Arbeitnehmende nicht mehr missen wollen. Die Pendelzeit ist weggefallen. Asynchrone Tätigkeiten wurden oft einfach auf einen Zeitpunkt verschoben, an dem die Produktivität am größten war. Mit dem Hund rausgehen, oder kurz Einkaufen auf dann verlegt, wenn das Wetter gerade gepasst hat oder die Supermärkte kein allzu großes Infektionsrisiko dargeboten haben. Die Erwartungen an eine Work-Life-Balance haben sich weiterentwickelt und gezeigt: für jeden bedeutet Flexibilität etwas anderes. Und während Remote Work Arbeitnehmende an die eigenen vier Wände bindet, lässt Hybrid Work ihnen die Freiheit, innerhalb vorab definierter Rahmenbedingungen, örtlich und zeitlich flexibel zu arbeiten.
Hybrid Work. Was ist das genau?
Hybrid bedeutet „von zweierlei Herkunft“ oder auch „verschiedenartig zusammengesetzt“. Hybrid Work ist also die Kombination aus bürobasiertem und mobilem Arbeiten. Mitarbeitenden wird bei diesem Arbeitsmodell die Entscheidung überlassen, wann und von wo sie arbeiten. Somit steht es ihnen offen, dann zu arbeiten, wann und wo es für sie am besten ist, um Berufs- und Privatleben optimal in Einklang zu bringen und das Beste aus beiden Welten zu haben. Das steigert die Zufriedenheit. Und dies kommt letztendlich nicht nur den Arbeitnehmenden, sondern auch den Arbeitgebenden zugute.
Das Arbeiten der Zukunft
Für den „Work Trend Index“ von Microsoft wurden 30.000 Führungskräfte und Beschäftigte aus 31 Ländern befragt sowie anonymisierte Trends aus Microsoft 365 und LinkedIn ausgewertet. Aus diesem geht hervor, dass hybride Arbeitsmodelle auch nach der Pandemie unser Arbeitsleben bestimmen werden. Es heißt sogar, hybrides Arbeiten sei unvermeidlich und stelle den nächsten großen Umbruch der Arbeitswelt dar. Die Befragungen bestätigen diese These: drei Viertel der Befragten (73 Prozent) hätten auch weiterhin gern die Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu können. Wohingegen sich rund zwei Drittel (67 Prozent) wieder mehr persönlichen Kontakt zu ihren KollegInnen wünschen.
Hier zeigt sich, dass die Wünsche von Arbeitnehmenden stark auseinander gehen. Bleiben Arbeitgebende weiterhin bei einem starren Arbeitsmodell, können sie weder den Bedürfnissen der Home Office Liebhaber, noch denen der Büro Enthusiasten gerecht werden. Um also allen Mitarbeitenden entgegenzukommen, deren Zufriedenheit zu gewährleisten und sie zu binden, kommt demnach nur ein hybrides Arbeitsmodell in Frage.
Kein Wunder; die Home Office Pflicht hat zu einem allgemeinen Umdenken bewegt. Der Blick auf Arbeit hat sich bei vielen gewandelt. Es wurde deutlich, dass Arbeit nicht „sichtbar“ sein muss. Arbeitgebende haben erkannt, dass Ergebnisse auch dann entstehen, wenn Arbeitnehmende nicht den ganzen Tag an ihrem Schreibtisch im Büro sitzen und unter Beobachtung stehen. Sondern auch, wenn sie mehr Freiheit haben und ihren Arbeitsplatz flexibel wählen können – und teilweise auch ihre Arbeitszeit freier einteilen dürfen. Denn das bedeutet nicht – wie viele befürchten – dass Aufgaben vernachlässigt werden. Es bedeutet viel mehr, dass diese dann erledigt werden, wenn Arbeitnehmende am produktivsten arbeiten können. Das hilft nicht nur dabei, Stress zu vermeiden, sondern führt gleichzeitig auch zu besseren Ergebnissen. Eine Win-Win-Situation. Es wurde erkannt, dass es darauf ankommt, den Arbeitnehmenden einen Ort zu bieten, an dem sie ihr Bestes geben können, um zum Unternehmenserfolg beizutragen. Und der sieht für jeden anders aus.
Nötige Voraussetzungen schaffen: So gelingt der Sprung in die neue Welt des Arbeitens
Seitdem ab Juli die Home Office Pflicht aufgehoben wurde, wurde bei vielen Unternehmen unbemerkt aus Remote Work, Hybrid Work. Mitarbeitende durften zwar wieder ins Büro zurückkehren, doch trotz sinkender Infektionszahlen fiel das Ansteckungsrisiko nicht auf magische Weise mit dem Monatswechsel weg. Daher bestand meist keine Pflicht, das Home Office komplett zu räumen. Viele Unternehmen haben es ihren Mitarbeitenden – unter der Voraussetzung, die Kontakte vor Ort möglichst gering zu halten – jedoch freigestellt, ob und wie oft sie wieder das Büro aufsuchen. Klare und einheitliche Regelungen? Aufgrund der neuen Situation noch nicht vorhaben. Viele Unternehmen wollen jetzt mit Unsicherheiten aufräumen, Klarheit für Ihre Mitarbeitenden schaffen und Prozesse sowie Strukturen etablieren, die sowohl arbeitnehmer- als auch arbeitgeberfreundlich sind.
#1 Grundvoraussetzung Infrastruktur:
Die Grundvoraussetzung dafür, dass hybrides Arbeiten funktioniert, ist eine geeignete Infrastruktur sowie die nötigen technischen Voraussetzungen. Dokumente sollten nicht auf einem Server liegen, den Mitarbeitende im Home Office nicht erreichen können. Es muss die Möglichkeit bestehen, von überall E-Mails abzurufen, Nachrichten auszutauschen sowie virtuelle Meetings durchzuführen. Das ist im Grunde nichts Neues. Schließlich musste bereits bei der Umstellung auf Remote Work in dieser Hinsicht aufgerüstet werden. Die Umstrukturierungen hinsichtlich Hybrid Work gehen jedoch darüber hinaus: Derzeit denken bereits zwei Drittel der Führungskräfte (66 Prozent) darüber nach, ihre Büroflächen umzugestalten und 20 bis 30 Prozent ihrer Büroflächen einzusparen. Der Trend geht in Richtung der Abkehr von Großraumbüros, hin zu kleinen Büroeinheiten, in denen sowohl fokussiertes Arbeiten möglich ist, als auch Begegnung und kreativer Austausch gefördert wird.
#2 Flexibilität mit Vorgaben:
Trotz aller Flexibilität kann es sowohl auf Unternehmensseite, als auch von Seiten der Mitarbeitenden hilfreich sein, einige Rahmenbedingungen festzulegen, in welchen diese ausgelebt werden kann. Jederzeit und überall? In ganz Deutschland oder innerhalb des Firmensitzes? Wie viele Präsenztage im Büro sind erforderlich? Und gibt es bestimmte Zeiten und Termine, an die sich gehalten werden muss? Vorab kann definiert werden, zu welchen Anteilen Arbeitszeit und -ort selbst bestimmt werden können und zu welchen Anteilen sich an bestimmte Termine und Ortsvorgaben gehalten werden soll, um trotz Freiheiten eine gewisse Struktur zu wahren und den Überblick nicht zu verlieren.
#3 Vertrauen als entscheidende Basis:
Maßgeblich für Erfolg oder Misserfolg eines hybriden Modells ist die Unternehmenskultur. Denn hybride Modelle bauen auf gegengenseitigem Vertrauen auf. Herrscht jedoch eine strenge Kontrolle seitens des Unternehmens oder fühlen sich die Mitarbeitenden nicht ausreichend geschützt, fehlt die Basis von Hybrid Work; das Vertrauen. Wenn die Arbeit nicht in vorzeigbaren Ergebnissen resultiert, müssen Unternehmen darin vertrauen, dass ihre Mitarbeitenden auch außerhalb des Büros ihre Arbeit zuverlässig und gewissenhaft erledigen. Gleichzeitig müssen sich Mitarbeitende sicher sein können, dass Unternehmen für ihre Sicherheit und ihren Schutz Sorge tragen.
#4 Fokus auf Kommunikation:
Ganz klar: sofern Mitarbeitende gemeinsam in Teams arbeiten, muss sichergesellt werden, dass dies auch von überall aus gelingt. Stichwort: nötige Infrastruktur. Diese ist besonders in Sachen Kommunikationstechnologie unverzichtbar. Unabhängig davon, von wo sie arbeiten, müssen Teams effektiv zusammenarbeiten können. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass der Informationsfluss reibungslos funktioniert. Nur weil sich nicht mehr zufällig an der Kaffeemaschine begegnet wird, dürfen wichtige Informationen nicht untergehen. Es muss darauf geachtet werden, dass jeder Mitarbeitende über die Vorgänge in Teams und im gesamten Unternehmen informiert wird, sodass keine Spaltung entsteht. Außerdem muss der Ausrausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten regelmäßig stattfinden können. Hierbei ist es besonders wichtig zu kommunizieren, welche Ergebnisse erwartet werden, damit keine Unklarheiten und Unsicherheiten entstehen.
#5 Aktiver Einsatz von HR: Rolle als Treiber des neuen Modells
Bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells unverzichtbar: das HR-Team. HR muss beginnen, sich selbst als Prozess-Anstoßer und -Begleiter zu verstehen und die nötigen Strukturen vorab entwickeln sowie schließlich kommunizieren und deren Einhaltung beaufsichtigen. Es geht nicht nur darum, den nötigen Papierkram zu erledigen, damit ein solches Modell funktionieren kann. Es geht darum die Rolle als regulierende Ansprechperson einzunehmen und dieses Selbstverständnis zu entwickeln. HR-Teams sind dazu angehalten, die Vertrauenskultur im Unternehmen aktiv zu stärken und für eine reibungslose Kommunikation zu sorgen. Damit die dafür benötigten Kapazitäten zur Verfügung stehen, kann eine HR Software Abhilfe schaffen. Bürokratische Prozesse gehen damit schneller von der Hand, sodass HR sich auf die neue Rolle als Treiber von Hybrid Work fokussieren kann. Zusätzlich können neue Strukturen vereinfacht abgebildet werden, sodass trotz dezentraler Teams eine Übersichtlichkeit erhalten bleibt
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