Exceln Sie noch oder recruiten Sie schon?

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Der Fachkräftemangel beherrscht auch das Jahr 2018: 86% der Arbeitgeber geben an, Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen zu haben. Tendenz? Weiter steigend. In einigen Branchen droht der Mangel an qualifizierten Mitarbeitern bereits das Wachstum zu bedrohen. Was können und müssen Unternehmen also tun, um Talente für sich zu gewinnen und dauerhaft zu binden?

Einer aktuellen ICR-Studie zufolge steuern nach wie vor mehr als 50 Prozent der Unternehmen ihre Bewerbungen und Interview-Termine mittels Outlook. Auch der Kandidaten- und Status-Überblick wird von jedem Dritten Unternehmen via Excel realisiert, um den Überblick zu behalten. Laut KPMG räumen drei Viertel der befragten Personalverantwortlichen ein, dass die Digitalisierung im Recruiting noch nicht besonders weit fortgeschritten ist. Fakt ist jedoch: wer Recruiting-Maßnahmen noch nicht als Chefsache ansieht, hat am Ende im Wettbewerb um die besten Talente das Nachsehen.

Recruiting nicht dem Zufall überlassen

Der Kampf um den passenden Mitarbeiter beginnt mit einem gut abgestimmten Bewerbermanagement. Im zeitgemäßen Personalmarketing 4.0 haben Outlook, Excel und Co. aufgrund ihrer zahlreichen Nachteile nichts mehr verloren. Ein professionelles Bewerbermanagement kann Abhilfe schaffen und bei größerer, aber auch bei kleiner Anzahl an Bewerbungen für den nötigen Überblick sorgen. Oftmals machen Unternehmen die Entscheidung für oder gegen ein Bewerbermanagement von der Unternehmensgröße oder der Anzahl der eingehenden Bewerbungen abhängig. Aber, selbst bei einer kleinen Anzahl von Bewerbern ist es oftmals schwierig, den Überblick zu behalten. Welcher Bewerber wurde wann bereits angeschrieben? Welcher Bewerber war zum Interview da und mit welchem Ergebnis? Und, wer kennt es nicht, diese Fragestellungen potenzieren sich, bei Krankheit, Urlaubsvertretungen oder der Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen. Mit der passenden E-Recruiting-Lösung kann das Unternehmen Bewerber schnell und einfach über den aktuellen Stand der Bewerbung informieren, zuverlässig intern und extern kommunizieren und aktiv Employer Branding betreiben. Genau diese Schritte sind entscheidend: passende Bewerber schnell an das Unternehmen binden und auch abgelehnten Bewerbern Wertschätzung entgegenbringen.

Veränderte Anforderungen an das Recruiting

Getreu dem Motto „der erste Eindruck zählt“ ist eine gut gestaltete Karriereseite für Unternehmen die beste Möglichkeit, Talente und zukünftige Mitarbeiter zur Bewerbung zu motivieren. Langsame Ladezeiten und umständliche Strukturen schrecken Bewerber ab. Die Nutzerführung sollte einfach sein, damit schnell gesuchte Inhalte gefunden werden. Gute Karriereseiten sind durch Informationen, Bilder und Videos in der Lage, zukünftigen Mitarbeitern ein „erlebbares“ Bild vom Unternehmen zu vermitteln. Der Übergang zur Stellenbörse sollte nahtlos und für den Bewerber im „Look und Feel“ nicht spürbar sein. Die Stellenbörse an sich muss übersichtlich und strukturiert aufgebaut sein und über Suchfilter den Kandidatenzielgruppen inhaltlich gerecht werden. Hat der Bewerber sich entschlossen, sich aktiv zu bewerben, sei vor einem harten Aufschlag gewarnt: Stellenanzeigen im PDF-Format sowie umständliche E-Mail-Bewerbungen sollten daher definitiv Vergangenheit sein. Online-Bewerbungsformulare sind für Unternehmen und Bewerber von Vorteil und sparen Zeit, Aufwand und Kosten. Für Unternehmen erleichtern sie vor allem die Auswertung der Bewerbungen und lassen sich leicht intern bearbeiten und weiterleiten. Beim Online-Formular lauern aber auch Fallen. Komplizierte Nutzerführungen, umständliche Fragestellungen oder sogar abstürzende Systeme führen beim Bewerber zu Frustration und letztendlich zum Abbruch des Vorgangs.

Zu einer modernen Karriereseite gehört zudem auch die Darstellung und Nutzung auf mobilen Endgeräten. Denn bereits jetzt nutzen über 70% der Bewerber Smartphone und Tablet bei der Jobsuche. Das Unternehmen generiert mehr Bewerbungen und der Bewerber profitiert vom Komfort des Bewerbungsprozesses.

Bewerben per Mausklick

Viele Bewerber hinterfragen inzwischen, warum sie ihr Profil manuell in das Online-Formular eines potentiellen Arbeitgebers eingeben müssen, wenn doch alle relevanten Karriere-Informationen in einem Business Netzwerk bereits gepflegt werden.

Diese Hürde kann mit der One-Klick-Bewerbung genommen werden: einfach per Mausklick die Kontaktdaten aus den Business Netzwerken Xing und LinkedIn importieren und Bewerbung abschicken. Gerade im „Social Media Zeitalter“ sollte die Form der Bewerbung schlank sein und den Bedürfnissen des Kandidatenmarktes gerecht werden. Vor allem mit Blick auf die nachrückenden Talente der „Generation Z“ sind diese Features nicht mehr wegzudenken.

Kurze Reaktionszeiten

Was können Unternehmen noch tun, um die Besucher ihrer Karriereseite nicht zu verlieren? Zum einen bieten aktuelle Unternehmensnews und spannende Berichte rund um das Thema „Karriere und Bewerbung“ eine gute Möglichkeit, zum anderen birgt die Form der direkten Kommunikation über die Karriereseite eine Chance auf Bewerbungen. Chatbots oder auch Jobbots können die Antwort sein. Ein Jobbot arbeitet 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche. Tagelanges- oder gar wochenlanges Warten des Bewerbers auf eine Antwort gehört damit der Vergangenheit an. Die Candidate Experience erhöht sich durch die schnellen Reaktionszeiten und die positive Erfahrung wird in den Markt getragen.

Spätestens jetzt sollte klar sein, dass im HR-Bereich kein Weg an der Digitalisierung vorbeiführt.

Software zur Kommunikation und zum Informationsaustausch

Allerdings nützt der beste Außenauftritt nichts, wenn die Prozesse dahinter nicht stimmen. Der Workflow muss transparent für alle am Prozess Beteiligten und intuitiv zu bedienen sein.

Die Lösung von HCM4all deckt den gesamten Recruiting-Prozess ab: innerhalb der Personalabteilung, definierter Fachbereiche, Management, Bewerber bis hin zu Stellenanzeigen und Multiposting. Dabei lassen sich Rollen und Berechtigungen individuell festlegen. Auch über Standorte hinweg. Der Datenschutz und das Einhalten der Compliance werden dabei großgeschrieben. Alleine deshalb sollte auf unübersichtlichen E-Mail-Verkehr und Verteiler im Recruiting verzichtet werden.

Raus aus der „Passiv-Falle“

Der Bewerbermarkt hat sich in den letzten 10 Jahren drastisch verändert. In der heutigen Zeit wollen sich viele Talente nicht aktiv bewerben, sondern selbst gefunden werden – gerade in hart umkämpften Branchen. Unternehmen müssen mittels Active Sourcing selbst auf die Suche gehen. Flexibilität und Agilität sind somit das Gebot der Stunde. Um sich die besten Bewerber zu sichern, wird der HR-Fachbereich systemseitig vom Talentmanagement unterstützt. Ein Klick reicht aus, um interessierte Kandidaten von der Webseite, Xing, LinkedIn oder Facebook in den Talentpool aufzunehmen. Mit einem gut gepflegten Netzwerk, welches sich clustern und nach Skills durchsuchen lässt, sind Unternehmen im Wettbewerb einen Schritt voraus.

Kreativität im Recruiting ist gefragt

Der zunehmende Druck auf dem Kandidatenmarkt führt dazu, dass Unternehmen neue Wege gehen müssen, um Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Bis zu 50 Prozent der Neueinstellungen entstammen dabei Mitarbeiterempfehlungen. Damit sich sogenannte Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme im Unternehmen etablieren, bedarf es einer hohen internen Transparenz, Professionalität und vor allem Sicherheit bei der Verarbeitung von Daten und Empfehlungen. Nicht zu vergessen wäre auch die Einbeziehung des Betriebsrates, der ein gesetzlich bestimmtes Beteiligungsrecht hat. Excel und Outlook haben bei diesen neuen, komplexen und unternehmensübergreifenden Anforderungen ausgedient.

Potentiale heben mit intelligentem Bewerbermanagement

HCM4all sorgt für einen modernen und bewerberfreundlichen Außenauftritt und intern für gut abgestimmte Prozesse mit intuitiver Bedienbarkeit für den Nutzer. Denn, sind Prozesse und Bewerbermanagement-Software anforderungsgerecht verzahnt, können unter anderem die „time-to-hire“ und „cost-per-hire“ bei der Stellenbesetzung erheblich reduziert werden. Das schont nicht nur den Geldbeutel, sondern auch Zeit und Nerven aller Beteiligten.

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