New Work Transformation: das muss HR jetzt beachten!

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Dass der Fachkräftemangel in Kombination mit der digitalen Transformation alte Arbeitsstrukturen auf den Kopf stellt und den Arbeitsalltag von HR herausfordert, ist den meisten Personalern bereits bekannt. Die Studie „People Management 2025“, die in Kooperation des Instituts für Führung und Personalmanagement der Universität St. Gallen mit PwC entstanden ist, macht jedoch deutlich: beide Faktoren werden in den nächsten Jahren zu umfassenden Umbrüchen in der Arbeitswelt führen. Und auf diese muss HR sich jetzt vorbereiten. Gewohnte Strukturen müssen sich hin zu einer neuen Arbeitswelt wandeln. HR muss in dieser New-Work-Transformation eine Schlüsselrolle einnehmen und Unternehmen dabei unterstützen, damit diese in der Transformation weiterhin erfolgreich arbeiten können.

Der Handlungsdruck ist groß, die Ambitionen hoch, die Kompetenzlücken jedoch ebenso. Um der New-Work-Transformation gewachsen zu sein, sind Personalverantwortliche dazu gezwungen, sich innerhalb kürzester Zeit neu aufzustellen. Jetzt gilt es ein breites Spektrum von Handlungsfeldern ins Auge zu fassen, um den Anforderungen der Zukunft gerecht werden zu können. Aber was gilt es jetzt genau zu beachten? Wir haben jeweils drei indirekte und direkte Vorbereitungsmaßnahmen zusammengefasst, die HR jetzt auf die Agenda nehmen sollte, um für die New-Work-Transformation gewappnet zu sein!

New-Work-Transformation: wie wird sich die Arbeitswelt in Zukunft wandeln?

Wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft nun aus? Worauf muss sich das HRM vorbereiten? Viele Unternehmen befinden sich bereits in der Transformation hin zu New Work. Die Arbeitswelt der Zukunft wird geprägt sein von Flexibilität, flachen Hierarchien, Freiräumen für selbstbestimmtes Handeln und freier Gestaltung von Arbeitszeit und -ort. Die Corona-Pandemie hat in diesen Bereich innerhalb vieler Unternehmen als Katalysator gewirkt und notwendige Entwicklungen beschleunigt, wo sie sich zuvor noch nicht etabliert hatten. In der Arbeitswelt von Morgen werden flexible Arbeitszeiten, eine reduzierte Stundenanzahl, Viertagewochen und andere individuell gestaltete Arbeitszeitmodelle zunehmend zum Standard werden.

Es wird außerdem davon ausgegangen, dass sich Unternehmen in Zukunft verstärkt in Richtung von Wertegemeinschaften entwickeln, in welchen den Mitarbeitenden vielfältige Entfaltungs- und Selbstverwirklichungschancen geboten werden. Die Belegschaften werden immer diverser, die Arbeitsbedingungen immer individueller und die Mitarbeitenden immer selbstverantwortlicher. Unternehmen müssen daher den Raum für die Entwicklung der Mitarbeitenden schaffen und ihnen vielfältige Zukunftsperspektiven darbieten. Die Zusammenarbeit in Teams wird zudem immer netzwerkartiger, da die Grenzen innerhalb von Unternehmen verschwimmen werden. Desksharing, individualisierte Aufgaben, projekthaftes Arbeiten und Arbeit in fluiden Teams werden zum New Work gehören.

Was muss HR beachten, um sich auf die New-Work-Transformation vorzubereiten?

Die neuen Aufgaben, welche HR jetzt auf den Radar nehmen sollte, ergeben sich vor allem aus dem wachsenden Mangel an Fachkräften sowie der fortschreitenden Digitalisierung. Die Bereiche mit dem größten Nachholbedarf sind das Mitarbeiterqualifizierungs- und Kompetenzmanagement, das Daten- und Technologiemanagement und das Talentmanagement. 40 Prozent der Unternehmen fühlen sich schlecht bis sehr schlecht auf diese zukünftigen Anforderungen vorbereitet. HRM kann indirekt oder direkt agieren, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Indirekt kann beispielsweise durch die Gestaltung der Unternehmenskultur sowie die Überarbeitung der Organisationsstrukturen viel erreicht werden. Der direkte Weg ist die Überarbeitung bestehender HR-Systeme und die Aufrüstung mit entsprechender Software.

Indirekte Vorbereitung: als Attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken

#1: Flexibles Arbeiten ermöglichen

Flexibilität ist der neue Standard. Unternehmen sollten die Arbeitszeitflexibilität dort einführen, wo das Arbeiten bisher noch wenig agil war und als Norm im gesamten Unternehmen etablieren. Nicht auf den Abend angewiesen zu sein, um noch den letzten Arzttermin zu ergattern oder die Kinder von der Schule abholen zu können, wenn unerwartet Schulstunden ausfallen – arbeitszeitliche Flexibilität bedeutet, Leben und Arbeit besser miteinander in Einklang bringen zu können und reduziert Stress. Diejenigen Unternehmen, welche sich gegenüber den Arbeitsmodellen der Zukunft sperren, werden als weniger attraktiv wahrgenommen, gelten tendenziell als rückschrittlich und werden dadurch von potenziellen Bewerbern eher gemieden. Um jedoch qualifiziertes Personal gewinnen und halten zu können, ist es heutzutage unerlässlich, flexible Arbeitszeitmodelle anzubieten. Bereits in wenigen Jahren werden sie die Norm darstellen. Daher gilt es: besser bereits heute schon etablieren, um für das Morgen vorbereitet zu sein.

#2: Voraussetzungen für virtuelles und mobiles Arbeiten schaffen

Viele Unternehmen wurden durch die Pandemie dazu gezwungen, in diesem Bereich einen Digitalisierungsschub zu erfahren. Aber auch wenn die Rückkehr in die Büros wieder möglich sein sollte, sollten die neuen Entwicklungen und die daraus resultierenden Vorteile für die Mitarbeitenden kultiviert werden. Flexibilität schafft Zufriedenheit und zufriedene Mitarbeitende sind in der Regel motivierter und produktiver. Eine Win-win-Situation. Um für bestehende und potenzielle neue Mitarbeitende als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, gilt es demnach nicht nur arbeitszeitliche Flexibilität zu ermöglichen, sondern auch die entsprechenden Voraussetzungen dafür zu schaffen. Sprich: für alle Mitarbeitenden muss auch langfristig mobiles und virtuelles Arbeiten mit den dafür benötigten Tools ermöglicht werden. Dadurch erhalten Mitarbeitende die nötige räumliche Flexibilität, um die Vorteile der zeitlichen Flexibilität voll nutzen zu können.

#3: Unternehmenskultur anpassen

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Vielfalt. Daher gilt es, die Unternehmenskultur verstärkt auf Diversität auszurichten und die soziale, kulturelle und ethnische Vielfalt der Mitarbeitenden anzuerkennen und zu fördern. Und das geht weit darüber hinaus, eine Chancengleichheit herzustellen, um z.B. die Diskriminierung von Kandidaten aufgrund von Faktoren wie Alter, Geschlecht oder Religionszugehörigkeit im Recruitingprozess zu verhindern. Das sollte bereits Standard sein. Es geht vielmehr darum, möglichst unterschiedliche Mitarbeitende mit verschiedenen Hintergründen und Erfahrungen aktiv zu rekrutieren. Das schafft nicht nur eine aufgeschlossene und tolerante Arbeitsatmosphäre, sondern trägt auch zum Unternehmenserfolg bei. Denn bekanntlich entstehen die innovativsten Ideen aus heterogenen Teams. Ganz einfach deswegen, weil Mitarbeitende mit verschiedenen Hintergründen auch auf verschiedene Arten an Problemstellungen herangehen.

Direkte Vorbereitung: sich der digitalen Transformation anpassen, bestehende HR-Systeme überarbeiten und mit HR-Software aufrüsten

#1: Talentmanagement

In Zeiten des Fachkräftemangels unverzichtbar – personalpolitische Maßnahmen zur langfristigen Sicherstellung der Besetzung kritischer Rollen und Funktionen. Kurz: Talentmanagement. Und das geht weit über das Recruiting von Fachkräften hinaus. Es geht darum, Mitarbeitende nicht nur zu gewinnen, sondern auch zu halten, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und sie kontinuierlich zu motivieren, ihre Leistung zu verbessern. Das geht allerdings nur, wenn bekannt ist welche Talente und welches Wissen überhaupt im Unternehmen vorhanden sind. Um hier den Überblick zu behalten ist eine HR-Software nötig, die den Aufbau intelligenter Talentpools ermöglicht. Mit diesen können sowohl bereits gewonnene Mitarbeitende, als auch ausgeschiedene und solche kategorisiert werden, die es im Auswahlprozess nicht geschafft haben, aber eventuell zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal für andere Stellen interessant werden könnten. Es geht darum, zu wissen, was gesucht wird und zu wissen, welches Wissen vorhanden ist, um im Recruiting Zeit und Geld zu sparen.

#2: Mitarbeiterqualifizierungs- und Kompetenzmanagement

Um Mitarbeitende in Talentpools einordnen zu können, ist es allerdings im ersten Schritt notwendig, deren Kompetenzen und Skills zu erfassen und die nötigen Kompetenzen und Skills für alle im Unternehmen vorhandenen Positionen zu definieren, um das geeignete Talent für jede Position herausfinden zu können. Das klingt nach viel Zeit und Aufwand? Nicht mit der passenden HR-Software. Mit dieser ist es mühelos möglich, Transparenz über die Anforderungen einer Position zu erhalten. Wichtig: diese muss die Option bieten, qualifizierte Job-Profile zu erstellen, indem aus einem Kompetenzkatalog mit vordefinierten Kompetenzen und Job-Kompetenzprofilen gewählt werden kann. Sowohl Softskills, als auch Methoden- und Fachkompetenz sollten gewichtet und es sollte zwischen Muss- und Kann-Kompetenzen unterschieden werden können, um ein klar definiertes Anforderungsprofil zu erstellen. Das ist die Basis für die Wissensinventur, Personalentwicklung und die Erstellung von Stellenanzeigen. Zusätzlich sollte eine solche Software die Möglichkeit bieten, dass sich Mitarbeitende oder Bewerber selbst anhand dieser vordefinierten Kompetenzen einschätzen können, um diese Selbsteinschätzung später mit der Einschätzung von Fach- und Führungskräften vergleichen und feststellen zu können, welche Anforderungen bereits erfüllt werden und wo Weiterbildungsbedarf besteht.

#3: Learning und Qualifizierung

Ist erst einmal geklärt, welche Talente sowie welches Wissen und welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind, können gezielt Weiterbildungsbedarfe ermittelt und Entwicklungsmethoden angesetzt werden. Jedes Unternehmen, ob es ein neues Geschäftsmodell einführt oder sich strategisch verändern muss, benötigt zur Umsetzung Menschen mit entsprechenden Kompetenzen. Diese sind entweder vorhanden, müssen entsprechend frühzeitig weiterentwickelt oder neu rekrutiert werden. Aus diesem Grund integriert HCM4all das Kompetenzmanagement als zentralen Schlüssel in alle HR-Module – ob im Anforderungsmanagement, im Talentmanagement, im Recruiting oder im Bereich Blended Learning. Nach der Selbstbildanalyse durch die Mitarbeitenden und der anschließenden Fremdbildanalyse durch die Fachbereiche können anhand der Job-Fits und GAP-Ergebnisse Weiterbildungsbedarfe identifiziert werden, welche den gezielten Einsatz von Blended Learning Methoden ermöglichen. In der Praxis bleiben Talente im eigenen Unternehmen oftmals „unentdeckt“. Diese zu erkennen, zu fördern und zur vollen Entfaltung zu bringen ist ein wesentlicher Nutzen von HCM4Learning. HCM4Learning bietet ein umfassendes, leicht zu implementierendes und zu administrierendes Lernmanagement an, in dem bereits von Beginn an Lerncontent bereitgestellt wird und eigener Lerncontent oder Lerncontent Dritter einfach eingestellt werden kann. Damit sind Sie bestens digital aufgestellt. Begegnen Sie dem Fachkräftemangel sowohl durch die Weiterbildung bereits vorhandenen, als auch durch die Gewinnung neuen Personals aufgrund attraktiver digitaler Entwicklungsmöglichkeiten.

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