Personaldienstleister aufgepasst! Datenmigration schwierig und umständlich? Das muss nicht sein.

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Flexible Arbeitszeitmodelle, Home Office und das Arbeiten von unterwegs sind im Arbeitsalltag angekommen. Auch schon vor Corona. Die Aufgabe einer leistungsstarken Recruitingsoftware ist es, den mobilen Zugriff sicherzustellen und Mitarbeitern – egal ob im Büro, im Homeoffice, an den Standorten oder weltweit das Arbeiten zu gewährleisten. Gerade für Personaldienstleister gilt zudem: auch ihre Kandidaten müssen einen bequemen Zugang zum System haben. Um sich zu bewerben, Unterlagen einzustellen oder ganz einfach zu kommunizieren.

Für Personaldienstleister sind neben den eigenen Mitarbeitern vor allem ihre Kandidaten das Herzstück der Organisation. Dem Datenbestand und den qualifizierten Informationen über Kandidaten kommt somit eine Sonderrolle und große Bedeutung zu. Letztendlich leben Personaldienstleister von eben diesen Informationen.

Altsysteme versus Cloud

Oftmals sind noch Altsysteme oder Eigenentwicklungen im Einsatz, die nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passen und die Unternehmens- bzw. Vermittlungsprozesse verlangsamen und nicht mehr den heutigen Anforderungen entsprechen. Auch die Coronakrise hat vielen Personaldienstleistern noch einmal vor Augen geführt, dass Prozesse auf den Prüfstand gehören. Eigenentwicklungen sind tatsächlich oftmals ein umfassend durchdachtes Hilfsmittel, stoßen aber aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung an ihre Grenzen und bringen Firmen nicht ausreichend voran. Wer hier neue Geschäfts- und Vermittlungsprozesse realisieren oder bestehende Abläufe optimieren will, hat es zunehmend schwer.

Ganz zu schweigen, von den datenschutzrechtlichen Vorgaben, die sich durch die DSGVO noch einmal weiter verschärft haben und oft nur manuell in Altsystemen umgesetzt werden können.

Datenmigration erfolgreich umsetzen

Ganz klar, die Mitarbeiter in Recruiting, Research und im Sales wollen sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und sich darauf verlassen können, dass nach dem Umzug auf ein neues System alle Daten vollständig zur Verfügung stehen. Die Daten aus dem Quellsystem – egal ob aus einem Fremd-Altsystem oder einer Eigenentwicklung – müssen in die richtigen Datenfelder im neuen Recruitingsystem geschoben werde. Migriert werden müssen vollständig neben Kandidaten, Kunden und Aufträgen auch alle Prozesse, Kandidaten- und Kundenhistorien und Dokumente. Unterlaufen Fehler, ist die Migration ein Misserfolg und der Geschäftsbetrieb massiv gestört. Es gilt also, die Migration gut vorzubereiten und vor Start, Klarheit über den Datenbestand zu haben. Über den Erfolg entscheidet demnach die Wahl des richtigen Migrationspartners, also der Softwareanbieter des neuen Systems. Ausschlaggebend ist, ob basierend auf neuesten Technologien gearbeitet wird. Für viele Fremd-Altsysteme bestehen Skripts und Tools, die zum Einsatz kommen, um die Datenqualität bei der Migration sicherstellen. Bei einem modernen Cloud Software Anbieter dauert die Migration keine Monate, sondern in der Regel zwei Wochen. Das bedeutet für den Personaldienstleister, das schnell und vor allem zuverlässig mit dem neuen System gearbeitet und keine internen Ressourcen gebunden werden. Und das Beste dabei: Kosten für Techniker sowie IT vor Ort entfallen.

Vorteile:

  • mobiler Zugriff (standortunabhängig)
  • optimale Datenmigration
  • keine Aufwände für die IT
  • einfache Einbindung aller Mitarbeiter (egal ob remote oder im Office)
  • wenig Schulungsaufwand
  • niedrige Gesamtkosten für die Recruitinglösung / TCO
  • gleicher Release-Stand für alle Nutzer
  • DSGVO Standards werden eingehalten

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