HR Software einführen: Wie der Umstieg problemlos gelingt!

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Mit HCM4all fällt der Umstieg auf eine neue Software nicht schwer

Mit dem Kauf alleine ist es nicht getan. Die Entscheidung für eine neue Software ist immer mit vielen Fragen und Veränderungen verbunden – egal, ob man neu einsteigt oder wechseln möchte. Die Erwartungen an die Einführung einer neuen HR Software sind nicht nur mit der Nutzung einer neuen Technologie verbunden, sondern an eine bessere Organisation, optimalere Prozesse und eine deutliche Entlastung für die Nutzer – soll heißen Menschen. Daher ist es wichtig, von einer neuen Software und den Vorteilen, die diese mit sich bringt, überzeugt zu sein.

Unternehmen müssen sich im Klaren sein, was für sie wichtig ist. Oft sind dies Kriterien wie die Individualisierbarkeit von Prozessen, eine benutzerfreundliche Bedienung und die Wahrung des Datenschutzes. Und, ganz klar, auch die Kosten- und Aufwandsseite gehören zur Entscheidungsgrundlage.

Warum in die Cloud?

Mit modernen Cloudlösungen für Bewerber- und Personalmanagement gelingt die Transformation einfach und schnell.

Im Gegensatz zu herkömmlichen On Premise-Lösungen, die vor Ort installiert werden müssen, wird moderne Cloudsoftware über einen Internetbrowser aufgerufen. Die Nutzer können jederzeit und von überall auf die benötigten Daten zugreifen und sind flexibel in ihrer Arbeit. Aufwändige und langwierige Installationen sowie IT-Kosten entfallen. Wartung, Software-Updates und Administration werden vom Dienstleister übernommen. Dem Thema Datenschutz kommt, gerade wenn es um die Cloud geht, eine wichtige Rolle zu. Einer der entscheidenden Punkte dabei ist ein Datenzentrum in Deutschland.

Set-up und Go-live einfach gemacht.

Richtig, die Entscheidung für einen Software Anbieter hat in der täglichen Arbeit Auswirkungen auf den einzelnen Nutzer. Angefangen mit einem neuen Look & Feel bis hin zu neuen Prozessschritten. Umso wichtiger ist es, dass diese sich an Best Practices der HR-Arbeit orientieren sowie übersichtlich und nachvollziehbar sind, damit die Eingewöhnung schnell geht und der Spaß am Arbeiten mit dem System im Vordergrund steht. Dann ist auch die Akzeptanz in den Abteilungen bzw. beim einzelnen Mitarbeiter schnell hergestellt.

Dem Set-up kommt daher eine wichtige Bedeutung zu. Im Set-up wird das System individuell auf die Anforderungen aus Prozessen und Strukturen angepasst. Organigramme werden abgebildet und Berechtigungen sowie daraus resultierende Genehmigungen angelegt. Die Standardeinstellungen für Workflows und Prozesse einer modernen Bewerber- und Personalmanagementlösung wie HCM4all basieren bereits auf HR Best Practices. Nutzer können aber auch ganz einfach das System weiter individualisieren und an ihre Anforderungen anpassen. Denn nicht jedes Unternehmen ist gleich und Software muss flexibel sein. Somit kann einerseits sofort losgelegt und andererseits Kosten für externe IT-Berater zur Konfiguration gespart werden.

Die Orientierung an den typischen Arbeitsabläufen von HR-Mitarbeitern sorgt dafür, dass die Nutzerführung intuitiv erfolgt. Ein großes Plus: es muss kein großer Schulungsaufwand betrieben werden. Ein bis zwei Einführungssitzungen, die vor Ort, als Webinar oder telefonisch absolviert werden können, reichen vollkommen aus, um sofort besser und effizienter arbeiten zu können.

Sollte es während oder nach der Einführung zu Schwierigkeiten oder Fragen kommen, werden Nutzer von HCM4all während des gesamten Life Cycles von einem persönlichen Ansprechpartner betreut.

All diese Punkte sorgen dafür, dass einem Umstieg auf eine moderne Cloudlösung nichts mehr im Weg steht. Die Digitalisierung der HR lohnt sich, denn je einfacher und schneller Verwaltungsaufgaben erledigt werden können, desto mehr Zeit bleibt für das Wesentliche: den Menschen, als Bewerber oder Mitarbeiter.

Fazit:

  • Konfiguration und Individualisierbarkeit von Prozessen
  • Intuitive und benutzerfreundliche Bedienung
  • Wahrung des Datenschutzes (DSGVO)
  • Orientierung an HR Best Practices
  • keine extra Kosten für IT
  • Wartung und Support liegen beim Dienstleister

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