Vorteil digitale Personalakte. Effiziente und sichere Personalarbeit.

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Unsere Arbeitswirklichkeit hat sich innerhalb kürzester Zeit gewandelt und Homeoffice ist fester Bestandteil unserer Realität geworden. Unternehmen, die auf digitale HR Prozesse anstatt Papierakten setzen, sind dabei ganz klar im Vorteil.

Aufrechterhaltung von Flexibilität, Effizient und Sicherheit im Homeoffice

Die digitale Personalakte bietet die benötigte Freiheit, um handlungsfähig zu bleiben. Aber sie gewährleistet nicht nur die Aufrechterhaltung von Flexibilität und remote Arbeit, sondern steigert auch signifikant die Effizienz, Qualität und Sicherheit der Personalarbeit. Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle Mitarbeiterdaten sowie Dokumente auf einen Blick verfügbar. Ein durchdachtes Rechtemanagement ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Daten, ohne dass dabei Sicherheit und Vertraulichkeit gefährdet werden.

Effizientes und flexibles Personalmanagement bedeutet: unkomplizierte Kommunikation, Dokumente hochladen, Daten aktualisieren und Termine festlegen. So finden Sie alle relevanten Informationen an einem Ort: Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklung, Vertragsdaten, gescannte Dokumente, E-Mails, Telefonate und Kommentare, Mitarbeitergespräche, Aus- und Weiterbildung, Skills (SmartSkilling) und natürlich auch Informationen zu z.B. Mutterschutz sowie An- und Abwesenheiten, Mitarbeiterprofile, Zeiterfassung, Organisations- und Stellenplanung und vieles mehr.

DSGVO-konformer Datenschutz erhöht die Sicherheit

Immer wieder steht die Frage im Raum, ob die digitale Personalakte sicher ist. Die Antwort ist eindeutig ja. Im Gegenteil, Sie ist sogar nachweislich sicherer als ihr analoger Vorgänger.  Das erwähnte DSGVO-konforme Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff auf die enthaltenen Daten zuverlässig. Mit der Vergabe von individuellen Berechtigungen können im Employee und Management Self-Service nur Daten eingesehen und aktualisiert, sowie Dokumente hochgeladen werden, zu welchen vorab Befugnisse erteilt wurden. Durch die Rollen- und Benutzerberechtigungen bestimmen Sie den Zugriff auf sensible Daten je nach Struktur und Policy Ihres Unternehmens. Damit hat die elektronische Personalakte dem antiquierten Aktenschrank einiges voraus.

Und noch mehr spricht für den Umstieg. Die elektronische Personalakte gewährleistet ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen und die anschließende Bearbeitung innerhalb kürzester Zeit. Die Bearbeitung einer Papierakte ist im Vergleich mit deutlich mehr Zeitaufwand verbunden.

Alle Vorteile im Überblick:

  • Alle Mitarbeiter-Stammdaten auf einen Blick
  • Einfacher und schneller Zugriff auf alle Daten
  • Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung
  • Raumgewinn durch Wegfall von Archivierungsraum
  • Hohe Datensicherheit und DSGVO-konform
  • Einfaches Customizen individueller Kategorien und Felder
  • Vergabe von Benutzer- und Zugriffsrechten

 

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