Die Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Führungsaufgaben. Regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitenden werden oft gegen Jahresende geführt, aber es gibt auch solche, die aus speziellen Anlässen heraus entstehen. Um Führungskräften bei der Durchführung dieser Gespräche zu helfen, haben wir eine Reihe von Ratschlägen, eine Checkliste und einen Leitfaden entwickelt.
Für Führungskräfte in zahlreichen Unternehmen ist es gegen Ende des Jahres üblich, sich auf die anstehenden jährlichen Mitarbeitergespräche vorzubereiten und diese durchzuführen. Aber was versteht man eigentlich genau unter einem Mitarbeitergespräch?
Inhaltsverzeichnis
Was gilt als Mitarbeitergespräch? Eine Definition
Ein Mitarbeitergespräch umfasst sämtliche Dialoge zwischen Führungskräften und ihren Angestellten, die über die gewöhnliche tägliche Kommunikation hinausgehen. Der Begriff des Mitarbeitergesprächs wird durch folgende Eigenschaften näher bestimmt:
- Mitarbeitergespräche finden entweder zu festgelegten, regelmäßigen Zeiten statt (beispielsweise Leistungsbeurteilungs- oder Entwicklungsgespräche) oder werden aufgrund spezifischer Anlässe geführt (wie Feedbackgespräche).
- In der Regel leitet der direkte Vorgesetzte diese Gespräche. In Ausnahmefällen übernehmen diese Aufgabe der übergeordnete Vorgesetzte oder Mitarbeitende der Personalabteilung.
- Mitarbeitergespräche sind meistens Gespräche unter vier Augen. In bestimmten Situationen (zum Beispiel bei disziplinarischen Themen) kann es vorkommen, dass entweder der Vorgesetzte oder der Mitarbeitende eine zusätzliche Person hinzuzieht (wie einen höhergestellten Vorgesetzten, einen Personalmitarbeitenden oder ein Betriebsratsmitglied). In speziellen, gesetzlich festgelegten Fällen können Angestellte die Anwesenheit eines Betriebsratsmitglieds einfordern (gemäß § 82 Abs. 2 BetrVG).
- Je nach Aufstellung des Unternehmens finden Mitarbeitergespräche auch per Videokonferenz statt. Dies spart oft Zeit und Reisekosten, besonders wenn Mitarbeitende remote arbeiten. Tatsächlich bietet das Mitarbeitergespräch jedoch auch eine Gelegenheit, diese Mitarbeitenden mit dem Team zusammenzuführen, Teambuilding zu unterstützen und das Gespräch persönlicher von Angesicht zu Angesicht zu führen.
- Mitarbeitergespräche zeichnen sich stets durch einen konkreten inhaltlichen Fokus und eine definierte Zielsetzung aus (siehe nachfolgende Liste). Sie unterscheiden sich damit klar von reinen Gesprächen zur Pflege des sozialen Miteinanders.
Die Durchführung von Mitarbeitergesprächen als Teil der Führungsverantwortung
Angesichts dieser Inhalte wird klar, dass Mitarbeitergespräche zu den zentralen Aufgaben einer Führungskraft gehören und somit nicht übertragbar sind. Höchstens bestimmte Aspekte der Vorbereitung, wie das Sammeln und Aufbereiten von Informationen oder die Organisation von Besprechungsräumen, können von anderen Mitarbeitenden übernommen werden.
Anlässe und Inhalte von Mitarbeitergesprächen:
- Festlegung von Zielen
- Erörterung von Leistungsbeurteilungen
- Förderung und Entwicklung der Angestellten
- Jahresendgespräche
- Integration in das Betriebsgefüge
- Würdigung guter Leistungen
- Ansprechen und Verbessern ungenügender Leistungen
- Gespräche über Abwesenheiten/Rückkehr ins Unternehmen
- Behandlung disziplinarischer Angelegenheiten/Verwarnungen
- Gespräche über Kündigung und Trennung
- Diskussion über spezifische Aufgaben
- Übertragung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (Delegation)
- Vermittlung von Wissen und Fähigkeiten an die Mitarbeitenden
- Unterstützung bei persönlichen Problemen der Mitarbeitenden
Jahresmitarbeitergespräch: Beurteilung und Zielsetzung
Im Unterschied zu der zuvor genannten Definition wird der Ausdruck „Mitarbeitergespräch“ manchmal auch in einem spezifischeren Sinne gebraucht. Einige Unternehmen verwenden ihn ausschließlich für bestimmte, meist jährlich stattfindende Gespräche (wie das Jahresmitarbeitergespräch). Der Hauptfokus dieser Gespräche liegt in der Regel auf der Festsetzung von Zielen für den kommenden Zeitraum, oft basierend auf der vorangegangenen Mitarbeiterbeurteilung. In einigen Unternehmen wird heutzutage der Terminus „Mitarbeitergespräch“ anstelle von „Mitarbeiterbeurteilung“ verwendet.
Mitarbeitergespräch im Vergleich zum Teamgespräch
Es ist wichtig, zwischen einem Gespräch mit einem einzelnen Mitarbeitenden und einer Mitarbeiterbesprechung oder einem Teamgespräch zu unterscheiden, die von einer Führungskraft mit einer Gruppe von Angestellten geführt werden. Teamgespräche sind dann von Bedeutung und notwendig, wenn es um Angelegenheiten und Probleme geht, die mehrere Mitarbeitende betreffen. Hierzu gehören beispielsweise die Planung oder Modifikation von Arbeitsprozessen sowie Herausforderungen im Bereich der zwischenmenschlichen Beziehungen. Für die Entwicklung und Lösung solcher Probleme sind die Vorschläge und Ansichten aller Teammitglieder von Bedeutung.
Wichtige Aspekte bei der Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs
Ob die Einladung zum Gespräch schriftlich oder mündlich erfolgt, sollte je nach Anlass des Gesprächs entschieden werden. Für komplexere, regelmäßig stattfindende Gespräche (wie Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräche) ist eine schriftliche Einladung angemessen. Weniger umfangreiche und kurzfristigere Gespräche (zum Beispiel ein Zwischenfeedback) werden in der Regel mündlich vereinbart.
Datum und Ort des Gesprächs sollten so ausgewählt werden, dass das Gespräch ungestört und ohne Unterbrechungen stattfinden kann. Die Dauer des Gesprächs hängt vom spezifischen Anlass und den beteiligten Personen ab; es gibt keinen allgemeingültigen Richtwert.
So führen Sie erfolgreiche Mitarbeitergespräche
Die Effektivität eines Mitarbeitergesprächs wird maßgeblich durch die Gesprächsführung der Führungskraft bestimmt. Es gibt verschiedene Aspekte, die dabei berücksichtigt werden müssen. Hier sind sechs Ratschläge für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch.
Die Verantwortung für den Verlauf des Gesprächs liegt in den Händen des Vorgesetzten. Aufgrund ihrer größeren Erfahrung ist es ihre Aufgabe, die Einhaltung der grundlegenden Prinzipien der Gesprächsführung sicherzustellen. Es liegt an der Führungskraft, ob ein echter Dialog entsteht oder ob lediglich verschiedene Gesprächstechniken mechanisch angewendet werden. Die nachstehenden sechs Richtlinien sollen dazu beitragen, dass das Mitarbeitergespräch erfolgreich verläuft.
Regel 1 für effektive Mitarbeitergespräche: Beide Seiten sollten profitieren
In vielen Gesprächen ist zu beobachten, dass Teilnehmer oft aus Unsicherheit oder einem Gefühl der absoluten Richtigkeit ihrer eigenen Position nicht wirklich zuhören, sondern hauptsächlich darauf bedacht sind, zu antworten. Während der andere noch spricht, denken sie bereits an ihre nächsten Argumente und Formulierungen. Solche Dialoge enden oft damit, dass sich der schwächere Teilnehmer übergangen, überrumpelt oder überzeugt fühlt, was zu Frustration und Misstrauen gegenüber dem Gesprächspartner führt.
Im Mitarbeitergespräch sollten Sie klar herausarbeiten:
- Die Perspektiven und Bedürfnisse Ihres Gegenübers,
- Ihre eigene Sichtweise und Beweggründe,
- die daraus resultierenden Differenzen.
Dies erfordert zweifellos ein hohes Maß an Offenheit, Mut und Selbstvertrauen. Sie könnten mit Aussagen konfrontiert werden, die Sie nicht erwartet haben, und das Gespräch könnte sich in eine unvorhergesehene Richtung entwickeln. In solchen Fällen sind eine gründliche Vorbereitung, Flexibilität in der Argumentation und Vertrauen in die eigene Kreativität und Improvisationsfähigkeit hilfreich.
Ziel ist es, sogenannte „Win-Win-Situationen“ zu schaffen: Am Ende des Gesprächs sollten beide Parteien zumindest einen Teilerfolg verbuchen können. Wenn beide Seiten ihren Bedürfnissen ein Stück näherkommen, wird Frustration vermieden.
Regel 2: Respekt und Wertschätzung für den Gesprächspartner
Es ist wichtig, den Gesprächspartner als Person zu respektieren. Erinnern Sie sich stets daran, dass seine oder ihre Ansichten und Verhaltensweisen oft von Ihren eigenen unterschiedlich sein können. Nehmen Sie dies nicht als negativ auf, sondern bemühen Sie sich, die Perspektive, Motivationen und Bedürfnisse des anderen zu verstehen. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner an Lösungen, die für beide Seiten akzeptabel sind.
Regel 3: Authentizität und Glaubwürdigkeit
Erfolgreiche Information und Kommunikation mit einem Mitarbeitenden hängen stark davon ab, ob der Mitarbeitende von den aufrichtigen Intentionen des Vorgesetzten überzeugt ist. Die folgenden Punkte sind entscheidend, um diese Glaubwürdigkeit zu fördern:
- Offenheit: Kommunizieren Sie aktiv und zielorientiert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden alle notwendigen Informationen für ihre Arbeit erhalten. Teilen Sie Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen mit ihnen.
- Ehrlichkeit: Nutzen Sie Informationen nicht als Machtmittel oder zu manipulativen Zwecken.
- Fachkompetenz: Überzeugen Sie durch Ihre fachliche Expertise. Gehen Sie auf Einwände der Mitarbeitenden sachlich ein, statt sie zu ignorieren. Geben Sie erlerntes Wissen nicht als eigene Erfahrung aus. Äußern Sie sich klar und beziehen Sie Position. Stehen Sie dazu, wenn Sie etwas nicht wissen.
- Authentizität: Bleiben Sie authentisch und spielen Sie keine Rolle. Nicht alles, was Sie denken, müssen Sie aussprechen, aber alles, was Sie sagen, sollten Sie auch so meinen. Vermeiden Sie versteckte Manipulationen und kommunizieren Sie Ziele und Absichten offen. Achten Sie darauf, dass Ihre verbalen und nonverbalen Signale übereinstimmen.
Regel 4: Vermeiden Sie Zeitdruck
Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit sowohl für Ihre eigenen Anliegen als auch für die Ihre Mitarbeitenden einplanen. Verhindern Sie Unterbrechungen und sorgen Sie dafür, dass Sie sich in Ruhe und mit der nötigen Aufmerksamkeit den Gesprächsinhalten widmen können. Vereinbaren Sie zu Beginn des Gesprächs mit Mitarbeitenden, wie viel Zeit zur Verfügung steht und welche Themen behandelt werden sollen. Führen Sie das Gespräch dann effizient und mit Fokus auf das Ziel des Gesprächs.
Regel 5: Nutzen Sie moderne Technologien wie Software-Tools
Digitale Tools helfen, Gespräche jeder Art gerade in der Vorbereitung und Nachbereitung transparent zu halten. So kann eine HR-Software unterstützen, indem das Mitarbeitergespräch automatisch dokumentiert wird und anschließend an alle Teilnehmer verschickt wird.
Moderne HR-Tools können via Templates für Mitarbeitergespräche Vorlagen anlegen, das spart Zeit und erhöht die Qualität beim eigentlichen Gespräch. Seien Sie offen für Neuerungen und lassen Sie sich am besten beraten.
Regel 6: Verwendung von Ich-Botschaften
Viele Menschen neigen dazu, in sogenannten „Du-Botschaften“ zu kommunizieren, wie zum Beispiel: „Sie sollten die Berichte bis heute Abend fertigstellen.“ Solche „Du-Botschaften“ können negative Konnotationen mit sich bringen. Oftmals vermitteln sie Bewertungen und Urteile oder erwecken – bewusst oder unbewusst – den Eindruck, man wisse es besser als der Gesprächspartner. Dies kann zu einem Machtungleichgewicht führen, auf das der Gesprächspartner entweder mit einem offensiven Gegenangriff oder einer defensiven Haltung reagiert. Eine offene und konstruktive Kommunikation wird dadurch erschwert.
„Ich-Botschaften“ sind in solchen Fällen angemessener. Sie vermeiden es, dem Gesprächspartner die eigenen Ansichten aufzuzwingen oder ihm bestimmte Absichten zu unterstellen. Stattdessen teilt man mit, wie man die Situation selbst wahrnimmt, und gibt dem anderen die Möglichkeit, diesen Eindruck zu korrigieren. Zum Beispiel: „Ich mache mir Sorgen, ob der Bericht bis heute Abend fertig wird.“ Durch Ich-Botschaften teilt man auch eigene Gefühle und Emotionen mit und signalisiert damit Vertrauen gegenüber dem Gesprächspartner. Sie sind daher ein effektives Mittel, um dem Gegenüber auch unannehmbare Verhaltensweisen auf eine akzeptable Weise zu kommunizieren.
Regel 7: Einsatz von Meta-Kommunikation
Meta-Kommunikation ist eine Technik, die besonders nützlich ist, wenn ein Gespräch sehr emotional wird oder die Diskussion im Kreis verläuft. Bei der Meta-Kommunikation geht es darum, nicht mehr über den eigentlichen Inhalt zu sprechen, sondern über die Art und Weise der Kommunikation selbst, wie im folgenden Beispiel illustriert: „Mir scheint, wir haben alle Argumente ausgetauscht und drehen uns aufgrund unterschiedlicher Meinungen im Kreis. Ich würde gerne eine Lösung finden, die für uns beide akzeptabel ist.“
Regel 8: Beachten Sie die Besonderheiten von Remote Gesprächen
Stellen Sie bei jedem Tele-Mitarbeitergespräch sicher, dass
- die Mitarbeitenden freisprechen können
- Sie beide das Gespräch ordentlich vorbereiten können
- Sie auf jeden Fall per Videotelefonat miteinander sprechen
- Die Bild- und Tonqualität gut ist
- Und Sie die Chance zum engeren Kontakt durch kurze Telefonate aktiv nutzen
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