Die HR-Digitalisierung im Mittelstand.

Früher lag der Schwerpunkt für mittelständische Unternehmen in Wachstumsphasen und bei zunehmender Komplexität der Geschäftsabläufe hauptsächlich auf der Aufrechterhaltung oder Steigerung der Produktivität. Heutzutage besteht jedoch ein anderer Fokus: Es geht darum, die Geschäftsabläufe auf die Anforderungen der „neuen Normalität“ auszurichten. Dazu gehören die Umstellung auf Remote-Arbeit, die Anpassung der Geschäftsmodelle an veränderte Nachfrage und – immer wichtiger – die Gewinnung neuer Mitarbeitender.

Die Personalabteilung steht vor den größten Herausforderungen, wenn es um das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeitenden, die Mitarbeitererfahrung und den zunehmenden Wettbewerb um talentierte Arbeitskräfte geht. Daher überrascht es nicht, dass die Digitalisierung und Automatisierung der HR-Prozesse immer weiter nach oben auf der Prioritätenliste rücken.

Welche konkreten Vorteile hat die HR-Digitalisierung für Unternehmen?

Die HR-Digitalisierung bietet zahlreiche Vorteile, die nicht nur der Personalabteilung selbst, sondern dem gesamten Unternehmen und jedem einzelnen Mitarbeitenden zugutekommen.

• Verbesserte Prozessqualität: Langwierige und fehleranfällige Prozesse können durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter abgewickelt werden.
• Kostensenkung und Zeitersparnis: Die Automatisierung von Routineaufgaben im Umgang mit Dokumenten führt zu einer schnelleren und effizienteren Durchführung.
• Erhöhte Flexibilität: Die Digitalisierung von Prozessen ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen und neue Trends zu reagieren.
• Entscheidungsunterstützung: Datenanalysen liefern wertvolle Erkenntnisse und tragen zu fundierten Personalentscheidungen bei, insbesondere im Bereich des Recruitings und Talentmanagements
• Mehr Zeit für strategische Aufgaben: Durch die Einsparung von Zeit bei administrativen Aufgaben bleibt mehr Raum für die Personalplanung, nachhaltiges Recruiting und die Personalentwicklung.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Mitarbeitende können einfacher erreicht werden, was zu einer positiven Arbeitsatmosphäre führt und letztendlich zu einer stärkeren Bindung an das Unternehmen beiträgt.

So sparen digitale Prozesse Zeit

Durch die Digitalisierung der Personalabteilung kann mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben gewonnen werden. Ein bedeutendes Problem in der Personalabteilung liegt im hohen Aufwand für administrative Tätigkeiten. Verwaltungsaufgaben wie das Dokumentenmanagement und die Datenpflege beanspruchen mit 37 % einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Personalwesen.

Im Gegensatz dazu besteht der Wunsch der Mitarbeitenden nach mehr Zeit für strategische Aufgaben, darunter die Optimierung der Employee Experience, die Personalentwicklung und das Recruiting neuer Fachkräfte. Die PWC-Studie „People-Management 2025“ zeigt, dass diese Aufgaben in den kommenden Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen werden. Um weiterhin genügend Zeit für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung zu haben, spielt die Digitalisierung der HR-Abteilung eine entscheidende Rolle. Durch die zentrale Ablage aller Informationen in einer digitalen Personalakte und die Automatisierung verschiedener Aufgaben können Personalerinnen und Personaler eine erhebliche Menge Zeit einsparen.

Die Digitalisierung der Personalabteilung wirkt sich nicht nur positiv auf die Zeitressourcen der Personalerinnen und Personaler aus, sondern trägt auch zur Schaffung eines optimierten Mitarbeitererlebnisses bei. Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit wird dadurch erreicht. Zufriedenere Mitarbeitende engagieren sich wiederum stärker für das Unternehmen, was zu einem positiven Trend (Arbeitgebermarke) führt und sich in einer gesteigerten Produktivität und einem insgesamt erfolgreichen Unternehmen widerspiegelt.

Das kostet die meiste Zeit für HR-Abteilungen

Wenn wir darüber diskutieren wollen, wie HR als Treiber der Digitalisierung agieren kann, ist es wichtig, zunächst die Verteilung der HR-Aufgaben in Bezug auf die Zeit zu betrachten. Und dies lässt aufhorchen. Laut einer HR-Studie der Uni Halle-Wittenberg von 2020 entfallen hierbei vor allem 52% auf „operative Arbeit“ und 37% auf Administration. Lediglich 11% bleiben für strategische Aufgaben übrig. Die größten Zeitfresser in diesem Bereich sind:

• Bearbeitung von Dokumenten (65%)
• Datenmanagement (50%)
• Beantwortung von Mitarbeiteranfragen (42%)

Es ist offensichtlich, dass mit diesem übermäßigen Anteil an operativen HR-Aufgaben die strategische Personalarbeit und die aktive digitale Transformation vernachlässigt werden.

Die Personalabteilung als Vorbild und Pionier

Die Personalabteilung sollte nicht nur als Kernbereich fungieren, sondern auch als Pionier in Bezug auf die Digitalisierung im Unternehmen. Personalerinnen und Personaler haben die Möglichkeit, eine proaktive Haltung zur Digitalisierung zu schaffen. Es ist wichtig, dass sie strategisch vorgehen und ein klares Ziel vor Augen haben, wie die Digitalisierung umgesetzt werden soll. Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse wie beispielsweise das Versenden von Lohnabrechnungen stellt lediglich den Anfang dar. Bewerbermanagement, Personaleinsatzplanung und Kollaborationsszenarien sind nur einige Beispiele für den digitalen Arbeitsplatz und die Zukunft des HR-Bereichs. Jedoch kann die Personalabteilung dies nur in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen – und mit Unterstützung durch die Geschäftsführung – im Unternehmen erreichen.

Reicht es, eine HR-Software zu nutzen?

Früher wurde HR-Transformation oft irrtümlicherweise mit der bloßen Implementierung von HR-Technologielösungen gleichgesetzt. Dieser traditionelle Ansatz, der über 20 Jahre oder länger angewandt wurde, bestand darin, Veränderungen der Organisation aufzuzwingen. Ein von Beratern geführtes Team entwarf technische Änderungen und führte sie ein, häufig ohne eine effektive Change-Architektur. Dieser Ansatz mag in einer Welt, in der Technologie darauf abzielte, die Arbeit zu automatisieren, sinnvoll gewesen sein. Heute, da Technologien darauf abzielen, unser Arbeitsleben zu erleichtern und positive Erfahrungen zu schaffen, erscheint uns dieser Prozess archaisch. Dennoch folgen viele Unternehmen weiterhin diesem Muster. Oftmals besteht die Erwartung, dass der Kauf einer HR-Cloud-Lösung allein bereits zu einer HR-Transformation führt.

Allerdings können Unternehmen nicht einfach eine neue HR-Cloud-Plattform erwerben, einschalten und erwarten, dass sie von allen effektiv genutzt wird. Stattdessen erfordert es eine ganzheitliche Überarbeitung von Rollen, eine Neuausrichtung der Qualifikationen der HR-Fachleute und die Schaffung neuer Wege der Interaktion mit den HR-Kunden. Neben der passenden Software ist eine umfassende Beratung notwendig, um alle Personen und Prozesse des Unternehmens in die Digitalisierung zu integrieren.

Digitalisierung umfassend denken ist wichtig

Ein umfassender Ansatz ist entscheidend für den Erfolg der HR-Transformation. Eine nachhaltige HR-Transformationsmethodik verbindet die Dimensionen Organisation, Prozesse und Technologie. Dieser ganzheitliche Ansatz bringt diese Dimensionen in Einklang und stellt dabei immer den Menschen und somit den HR-Kunden in den Mittelpunkt. Da die HR-Kunden letztendlich über den Erfolg der Transformation entscheiden, wird dem Enablement eine hohe Priorität eingeräumt. Das Risiko einer isolierten Betrachtung einer einzelnen Dimension, wie beispielsweise der Technologie, wird bei dieser holistischen Transformationsmethodik ausgeschlossen.

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