Die 3 Phasen des Remote Onboardings: So gelingt die Einarbeitung aus dem Home Office

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Der erste Eindruck zählt! Das gilt umso mehr für das Remote Onboarding. Denn auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter müssen aufgrund der Corona-Pandemie neue digitale Wege gegangen werden, die uns vor einige Herausforderungen stellen. Das persönliche Kennenlernen bleibt aus, die Beurteilung von Leistungen und Motivation wird erschwert und die soziale Interaktion mit den Kollegen wird genommen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie die drei Phasen des Onboarding Prozesses auch unter diesen erschwerten Bedingungen gemeistert werden können. Damit steht dem erfolgreichen Start Ihrer neuen Kollegen nichts mehr im Weg!

Onboarding – was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff?

Das Onboarding ist ein Konzept des Personalmanagements, bei welchem die Integration eines neuen Mitarbeiters ins Unternehmen mithilfe einer systematischen Einarbeitung vorgenommen wird. Der Begriff stammt aus dem Englischen und meint zu Deutsch „An-Bord-nehmen“. Das Onboarding erfolgt Im Anschluss an die erfolgreiche Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters. Es Beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet mit dem Abschluss der Probezeit.

Phase 1: Gute Vorbereitung während des Preboardings

Die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag wird als Preboarding bezeichnet. In der Regel stellen Sie dem neuen Mitarbeiter in dieser Zeit Informationen über das Unternehmen bereit und erledigen bereits erste administrative Tätigkeiten. Das darf natürlich auch beim Remote Onboarding nicht fehlen! Mit einer geeigneten Personalmanagement Software können Sie das ganz unkompliziert und in digitaler Form vornehmen.

Zusätzlich sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter jedoch auch darüber informieren, wie Sie als Unternehmen mit der aktuellen Situation umgehen und welche weiteren Veränderungen eventuell noch auf das Unternehmen zukommen werden. Besonders wichtig hierbei: Nehmen Sie dem Onboardee die Unsicherheiten! Die Home-Office-Quarantäne-Situation ist ungewohnt und sorgt für Anspannungen. Besonders neue Kollegen können sich ohne den Kontakt zum Team schnell verloren fühlen. Kommunikation ist hier der Schlüssel. Bleiben Sie im regen Austausch. Sei es per E-Mail oder über Videochat-Tools. Es ist wichtig, dass sich der neue Mitarbeiter von erstem Moment an willkommen und unterstützt fühlt. Das wirkt sich maßgeblich auf die spätere Entwicklung und Produktivität aus.

Üblicherweise wird in dieser Zeit der Arbeitsplatz des neuen Kollegen mit dem benötigten Equipment, sowie der Hard- und Software ausgestattet. Gleiches gilt auch für das Home Office. Organisieren Sie die Bereitstellung aller nötigen Arbeitsmaterialien, indem Sie entweder für eine persönliche oder eine postalische Zustellung sorgen. Stellen Sie zusätzlich gegebenenfalls Fernzugriffsrechte auf das Firmennetzwerk bereit und sorgen Sie für die Einrichtung von digitalen Kommunikationstools.

Phase 2: Willkommensatmosphäre am ersten Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag ist es üblich, zunächst das Team und die Vorgesetzen vorzustellen und dabei einen möglichst positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Der neue Mitarbeiter soll sich willkommen fühlen. Das geht auch remote. Die Begrüßung durch die Geschäftsführung und die Vorgesetzen kann per Videochat oder Telefonat erfolgen. Auch sollten Sie Gespräche mit den wichtigsten Ansprechpartnern aus den anderen Abteilungen, zum Beispiel aus der IT, organisieren. Falls Teile des Unternehmens sich nicht im Home Office befinden, können Sie zusätzlich einen virtuellen Bürorundgang durchführen und den erweiterten Kollegenkreis vorestellen. Die neuen direkten Kollegen und Teammitglieder kann der Onboardee zudem über eine virtuelle Kennlernrunde per Videokonferenz kennenlernen, in welcher jeder kurz seine Rolle präsentiert. Anschließend gilt es, den Einarbeitungsplan mit dem neuen Mitarbeiter durchzugehen und zu besprechen. Es ist wichtig, dass Sie dem Onboardee ein umfassendes Bild davon vermitteln, was ihn erwarten wird und umgekehrt auch, welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Hierbei sollten Sie alle Fragen und Unklarheiten beseitigen, damit einem erfolgreichen Start nichts mehr im Weg steht.

Um dem Onboardee das Ankommen im Arbeitsrhytmus zu erleichtern, sollten die ersten Aufgaben nicht allzu umfassend sein und ihm ermöglichen, erste Erfolgserlebnisse zu haben. Direktes positives Feedback bekämpft Unsicherheiten und motiviert. Das kann sich auf die gesamte weitere Leistung innerhalb des Unternehmens auswirken. Auch kleine Willkommensgeschenke sind eine nette Geste, vermitteln Wertschätzung sowie Anerkennung und machen den Start umso angenehmer.

Phase 3: Einarbeitung und Integration in den ersten Wochen und Monaten

Die ersten Wochen und Monate bis zur Beendigung der Probezeit sind für die Einarbeitung, Orientierung und soziale Integration vorgesehen. Da der persönliche Kontakt fehlt, ist es besonders für das Remote Onboarding von Vorteil, wenn Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor für alle aufkommenden Fragen und Probleme zur Verfügung stellen. Ein Mentor ist ein erfahrener Kollege, der die Führungskraft entlastet und den Onboardee durch die erste Zeit begleitet. Er unterstützt bei der Orientierung und hilft dabei, weitere Kontakte im Unternehmen zu knüpfen. Er sollte jederzeit kontaktierbar und dafür auch mit dem entsprechendem Zeitbudget ausgestattet sein.

Um das benötigte Wissen für die neue Position aufzubauen ist es erforderlich, firmeninterne Wikis oder andere Informationsdatenbanken zur Verfügung zu stellen. Allerdings sollte bei der Wissensvermittlung darauf geachtet werden, dass mehr Pausen eingeplant werden. Die aufmerksame Wissensintegration ist von zu Hause aus um einiges herausfordernder, als im Büro.

Fordern Sie regelmäßiges Feedback ein. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist das für den neuen Mitarbeiter von großer Bedeutung, da es ihm im neuen Arbeitsalltag Struktur gibt und Sicherheit vermittelt. Gibt es Probleme? Kommt der Onboardee mit seinen Aufgaben zurecht? Gehen Sie aktiv auf den neuen Mitarbeiter ein! Ein eigens dafür eingerichteter Feedback-Kanal ist dafür die ideale Plattform und erleichtert die Kommunikation. Auch an Lob und Anerkennung sollten Sie nicht sparen. Zusätzlich sollten regelmäßige Termine für virtuelle Gespräche und Meetings stattfinden, um Informationen teamübergreifend zu vermitteln, Rückfragen zu klären und den Austausch zu ermöglichen.

Auch wenn sich die Kollegen nicht persönlich begegnen, darf die soziale Integration nicht vernachlässigt werden. Besonders während der Arbeit im Home Office gilt es, diese aktiv zu fördern und dem Onboardee das Networken zu ermöglichen. Beispielsweise können Sie gemeinsame virtuelle Mittagspausen oder After-Work-Meetups organisieren.

Fazit

Remote Onboarding ist zwar noch immer neuartig und ungewohnt, es wird jedoch wahrscheinlich kein vorübergehender Trend bleiben. So wie Remote Work, wird auch virtuelles Einarbeiten immer stärker zur Normalität werden. Nicht nur, weil die Corona-bedingte Situation es verlangt, sondern auch, weil es langfristig Kosten spart. Innovative und intelligente HR Software kann Sie dabei unterstützen, den Überblick über das Onboarding nicht zu verlieren. Struktur, Aufgabenzuweisung, die Abbildung der Teams, Mentoren und Buddies sowie Checklisten sind gerade beim Remote Onboarding das „A und O“. Dann holen Sie Ihre neue Mitarbeiter auch im Lockdown erfolgreich an Bord.

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